Dokumenty rozliczeniowe za 2022 r niezbędne do obliczenia składki zdrowotnej

Dokumenty rozliczeniowe za 2022 r. i terminy przekazania ewentualnych korekt 

Od stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mają obowiązek ustalania składki na ubezpieczenie zdrowotne na nowych zasadach. W zależności od formy opodatkowania, jaką stosują w danym roku, muszą uwzględnić osiągnięty przychód lub dochód z prowadzonej działalności. Dane dotyczące składki na ubezpieczenie zdrowotne trzeba wykazać w odpowiednim bloku deklaracji rozliczeniowej (XI na formularzu ZUS DRA) albo imiennego raportu miesięcznego (III.E na formularzu ZUS RCA).

Osoby, które prowadzą pozarolniczą działalność, muszą przekazywać dokumenty rozliczeniowe do ZUS co miesiąc.

Przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych (czyli podatkiem liniowym lub skalą podatkową) lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych mają obowiązek po zakończeniu roku kalendarzowego ustalić roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Przy jej obliczaniu brana jest pod uwagę roczna podstawa jej wymiaru. To istotne, aby zweryfikować, czy wyliczona kwota składki rocznej różni się od sumy składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych w dokumentach rozliczeniowych za poszczególne miesiące:

• roku kalendarzowego (jeśli rozliczenie podatku następuje ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych)
• lub roku składkowego (jeśli rozliczenie podatku następuje na zasadach ogólnych – podatkiem liniowym lub skalą podatkową)

- za który sporządzane jest rozliczenie.

Ważne, aby na koncie płatnika składek znajdowały się poprawne dokumenty za wszystkie miesiące danego roku kalendarzowego lub składkowego.

Co się stanie, jeśli dokumenty rozliczeniowe nie zostały złożone do ZUS?

Od 2022 r. co miesiąc ZUS wysyła do płatników składek informacje o braku dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc (elektronicznie na profil PUE ZUS lub listownie). Jeśli mimo tych przypomnień po zakończeniu roku na koncie płatnika nadal nie będzie zapisanych i rozliczonych dokumentów, ZUS wyśle kolejne zawiadomienie o ich braku. W sytuacji gdy do ZUS nadal nie zostaną przekazane wymagane dokumenty, ZUS sporządzi je z urzędu i uwzględni w saldzie konta płatnika. Na tej podstawie zostanie przygotowane roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Może to wpłynąć na stan rozliczeń na ubezpieczenie zdrowotne i na konieczność dopłaty składek.

Nowe terminy składania korekt

Od stycznia 2022 r. obowiązują nowe terminy, w jakich można przekazywać korekty dokumentów rozliczeniowych (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA).

Można to zrobić w ciągu 5 lat, liczonych od następnego dnia po terminie płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy. Co ważne, korektę podstawy wymiaru i należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne wykazanej w dokumentach rozliczeniowych za poszczególne miesiące roku kalendarzowego można przekazać nie później niż do dnia złożenia wniosku o zwrot nadpłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli taki wniosek nie zostanie złożony do ZUS, korekty można przekazać do 30 czerwca danego roku.

Zasady korygowania składki zdrowotnej wykazanej w dokumentach miesięcznych i w rocznym rozliczeniu

Jako płatnik składek możesz skorygować podstawę wymiaru i składkę na ubezpieczenie zdrowotne dla osoby prowadzącej pozarolniczą działalność.

W jakim terminie można skorygować dokumenty rozliczeniowe?

Korektę dokumentów rozliczeniowych ze składką zdrowotną możesz złożyć najpóźniej do dnia złożenia wniosku o zwrot nadpłaconej składki, która wynika z rocznego rozliczenia. Oznacza to, że korektę za poprzedni rok możesz przekazać do 1 czerwca. Jeżeli nie złożysz tego wniosku, masz czas do 30 czerwca.

Kiedy na bieżąco należy skorygować dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc?

Dokumenty rozliczeniowe ze skorygowaną składką na ubezpieczenie zdrowotne powinieneś przekazać na bieżąco w dwóch opisanych niżej sytuacjach.

W takim przypadku opłacasz składkę na ubezpieczenie zdrowotne przez cały rok w tej samej kwocie. Wysokość składki zdrowotnej ustalasz na podstawie przychodów z ubiegłego roku.

Musisz złożyć korektę dokumentów, jeśli w rozliczeniu rocznym podatku w urzędzie skarbowym ustaliłeś kwotę przychodu za poprzedni rok w innej wysokości niż kwota przychodu, którą wykazywałeś w miesięcznych dokumentach rozliczeniowych przekazanych do ZUS.

Wówczas skoryguj dokumenty złożone do ZUS od stycznia danego roku.

Jeśli miesięczne składki na ubezpieczenie zdrowotne zostały ustalone w kwocie niższej, niż powinny być naliczone, masz obowiązek dopłacić różnicę wraz z odsetkami za zwłokę.

W trakcie roku podatkowego masz prawo zmienić w urzędzie skarbowym formę opodatkowania. Oznacza to, że nowa forma opodatkowania obowiązuje Cię od początku roku. Dlatego w ZUS powinieneś skorygować dokumenty rozliczeniowe od stycznia danego roku.

W przypadku zmiany formy opodatkowania za 2022 r. w trybie przepisów przejściowych:

• z ryczałtu na opodatkowanie według skali z mocą od 1 lipca 2022 r.,
• z podatku liniowego lub ryczałtu na opodatkowanie według skali z mocą wsteczną od 1 stycznia 2022 r.,

nie korygujesz miesięcznych rozliczeń składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Kiedy nie trzeba korygować dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc?

Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, przy obliczaniu wysokości dochodu za dany miesiąc lub wysokości przychodów liczonych narastająco od początku roku nie uwzględniasz określonego przychodu lub wydatków zakwalifikowanych jako koszty uzyskania przychodu, wówczas nie musisz korygować rozliczeń za dany miesiąc. Te przychody lub wydatki powinieneś uwzględnić na bieżąco w rozliczeniach za kolejny okres, a więc za miesiąc, za który przekazujesz dokumenty rozliczeniowe w danym roku.

Nie musisz korygować miesięcznej składki zdrowotnej wstecz, ponieważ rozliczenie przychodów lub dochodów i wysokości składki zdrowotnej będziesz uwzględniać w rozliczeniu rocznym.

Ta zasada dotyczy też sytuacji, gdy na skutek zmiany przepisów, które weszły w życie 13 kwietnia 2022 r., zmienił się sposób ustalania:

• dochodu – w odniesieniu do płatników opodatkowanych na zasadach ogólnych (wyłączenie przychodów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym, uwzględnienie różnic remanentowych, wyłączenie odpisów amortyzacyjnych)
• lub przychodu w odniesieniu do płatników na ryczałcie (wyłączenie przychodów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym).

Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne

Jako płatnik opodatkowany na zasadach ogólnych (podatkiem liniowym lub skalą podatkową) lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych masz obowiązek po zakończeniu roku kalendarzowego ustalić roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Przy jej obliczaniu bierzesz pod uwagę roczną podstawę jej wymiaru. Zweryfikuj, czy ta kwota różni się od sumy składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych w dokumentach rozliczeniowych za poszczególne miesiące roku kalendarzowego lub składkowego.

W sytuacji gdy powstanie różnica, Twoje dalsze działanie zależy od tego, czy suma składek za dany rok kalendarzowy jest niższa, czy wyższa od podstawy.

Kwotę dopłaty składki wykazujesz w dokumentach rozliczeniowych składanych za kwiecień następnego roku (np. za 2022 r. będzie to kwiecień 2023 r.) w części dotyczącej rozliczenia rocznego. Dokumenty rozliczeniowe za kwiecień przekazujesz do ZUS najpóźniej do 20 maja (np. za kwiecień 2023 r. będzie to do 22 maja 2023 r.).

Jeżeli ostateczny termin na przekazanie dokumentów przypada w święto (dzień ustawowo wolny od pracy), sobotę lub niedzielę, to przyjmuje się, że upływa on w następnym dniu roboczym.

Oprócz bieżącej składki za dany miesiąc powinieneś w tym samym terminie dopłacić również różnicę.

Wniosek o zwrot obsłużymy w PUE ZUS. Masz czas na jego złożenie do 1 czerwca danego roku za rok poprzedni.

Kiedy trzeba skorygować roczne rozliczenie?

W rocznym rozliczeniu wykazujesz faktyczny przychód lub dochód (w zależności od formy opodatkowania, jaką stosowałeś), jaki osiągnąłeś w danym roku. Na jego podstawie ustalasz należną składkę roczną na ubezpieczenie zdrowotne.

W sytuacji gdy będziesz korygować w urzędzie skarbowym zeznanie podatkowe w zakresie osiągniętego przychodu lub dochodu za dany rok, powinieneś skorygować także roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne, które wykazałeś w dokumentach ZUS DRA/ZUS RCA za kwiecień danego roku. Korektę dokumentów za kwiecień z rocznym rozliczeniem możesz złożyć w ciągu 5 lat od dnia, w którym upłynął termin na ich opłacenie.

Każda korekta rocznego rozliczenia przekazana do ZUS po wniosku o zwrot nadpłaty lub po 30 czerwca danego roku zawsze musi być sprawdzona i wyjaśniona z Krajową Administracją Skarbową. Oznacza to, że dokument korygujący za kwiecień danego roku, w którym zmieni się roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne, będzie objęty postępowaniem prowadzonym we współpracy z KAS. Zmiana rozliczenia składki zdrowotnej za ten rok będzie zależeć od wyniku tej weryfikacji. Korekta rocznego rozliczenia powinna mieć odzwierciedlenie w korekcie zeznania podatkowego w urzędzie skarbowym.

ZUS udzieli pomocy

Każdy płatnik składek, który ma wątpliwości lub potrzebuje wsparcia w weryfikacji rozliczeń oraz wyjaśnień dotyczących zasad sporządzania i korygowania dokumentów rozliczeniowych, może uzyskać pomoc:

• podczas e-wizyty w ZUS,
• w Centrum Obsługi Telefonicznej (COT) pod numerem telefonu 22 560 16 00,
• u doradcy płatnika w każdej placówce ZUS.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 1905);
• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1119);
• ustawa z dnia 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1265);
• ustawa z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 807);
• ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009).;
• ustawa z dnia 27 sierpnia 2014 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2561).

Źródło: zus.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl