Wystawianie faktur przez nabywcę

Kto może zlecić wystawianie faktur nabywcy?

Zlecić wystawianie faktur nabywcy towaru lub usługi może każdy podatnik uprawniony do wystawiania faktur, a więc każdy podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Komu można zlecić wystawianie faktur?

Również w tym wypadku warunkiem jest to, aby wystawiający faktury nabywca towarów i usług był podatnikiem uprawnionym do wystawiania faktur, a więc był podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Jakie jeszcze warunki muszą być spełnione, aby możliwe było wystawianie faktur przez nabywcę?

Konieczne jest zawarcie stosownej umowy i jej zarejestrowanie. Umowa ta powinna zawierać w szczególności:

  1. postanowienia, iż podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:
    • upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,
    • nie będzie wystawiał faktur na rzecz nabywcy w okresie obowiązywania umowy,
    • poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego oraz o zbyciu przedsiębiorstwa,
  2. postanowienia, iż podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:
    • będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    • będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,
    • poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego oraz o zbyciu przedsiębiorstwa,
  3. określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niżjeden rok.

Gdzie, kiedy i w jaki sposób należy zarejestrować umowę?

Rejestracja umowy polega na dostarczeniu naczelnikom urzędów skarbowych właściwych dla obu stron umowy informacji o zawarciu takiej umowy.

Informacja ta powinna być dostarczona w terminie 10 dni od dnia zawarcia umowy i zawierać w szczególności:

  1. dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi oraz nabywcy,
  2. datę zawarcia umowy,
  3. okres obowiązywania umowy.

Uwaga!

Informacja, o której mowa powinna być dostarczona obu naczelnikom urzędów skarbowych właściwym dla obu stron umowy, przy czym przepisy nie wskazują podatnika odpowiedzialnego za prawidłowe dostarczenie informacji. W interesie obu stron takiej umowy jest więc jednoznaczne wskazanie obowiązków podatników-stron związanych z dostarczeniem takiej informacji.

Jak wygląda faktura wystawiana przez nabywcę towaru lub usługi?

Faktura taka nie różni się od faktur wystawianych przez sprzedawców (przede wszystkim zawiera wszystkie elementy niezbędne na każdej fakturze). Faktura ta powinna jednak dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze, jak sprzedawca.

Jaki jest tryb wystawiania faktur przez nabywcę?

Wystawiający fakturę nabywca obowiązany jest do przedstawiania drugiej stronie (a więc sprzedawcy) oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu (przepisy nie wskazują czy podpis akceptujący musi zostać złożony na oryginale i fakturze kopii, tylko na jednym z tych dokumentów czy też osobnym dokumencie; wydaje się, że najbezpieczniejsze jest pierwsze wyjście). Należy przypomnieć, że umowa zawarta między stronami powinna wskazywać termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury. Termin ten powinien być tak określony, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.
Kopia faktury wystawionej przez nabywcę pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, natomiast zaakceptowany oryginał powraca do wystawiającego fakturę nabywcę.

Uwaga!

Termin rozliczenia podatku upływa z 25 dniem miesiąca następującego po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego (miesiąca lub kwartału).

W związku z tym terminowe rozliczenie podatku jest możliwe tylko, jeśli faktury zostaną przedstawione do akceptacji na co najmniej kilka dni przed upływem tego terminu.

Pamiętaj, że

  • Zawarcie umowy i prawidłowe jej zarejestrowanie oznacza, że przez czas obowiązywania umowy (nie dłużej jednak niż rok) sprzedawca (dokonujący dostawy lub świadczący usługę) nie ma prawa wystawiać faktur dokumentujących czynności, gdzie nabywcą jest podatnik-strona tejże umowy.
  • Nie jest możliwe wystawianie faktur przez nabywcę towaru lub usługi, gdy choć jeden z podatników-stron jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT zwolniony lub nie jest w ogóle zarejestrowany jako podatnik.

Podstawa prawna:

  • § 12 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971).

Potrzebujesz porady prawnej?

Zapytaj prawnika:

Dodaj załącznikDodaj załącznik

Oświadczenia i zgody RODO: