Forma umowy z biurem rachunkowym

Pytanie:

Dla spółki z o.o. księgowość prowadzi biuro rachunkowe, z którym nie zawarto umowy na piśmie. W zakresie działań biura jest między innymi prowadzenie spraw pracowniczych i przechowywanie akt personalnych. Czy ze względu na choćby ochronę danych osobowych (akta personalne) w/w umowa nie powinna być zawarta na piśmie? Jeśli nie ma takiego obowiązku, jakie warunki powinno takie biuro spełniać w podanej sytuacji?

Masz inne pytanie do prawnika?

Odpowiedź prawnika: Forma umowy z biurem rachunkowym

Z punktu widzenia przepisów prawa cywilnego, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 kodeksu cywilnego). W ustawach szczególnych nie wskazano obowiązku zawierania tego typu umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Jednakże dla celów dowodowych i bezpieczeństwa stron korzystnym rozwiązaniem byłoby zawarcie takiej umowy w formie pisemnej. 

Jak wynika z powyższego, forma zawarcia umowy na wykonywanie usług w przedstawionym stanie faktycznym nie jest zastrzeżona, a więc umowa zawarta w formie ustnej będzie wywoływała skutki prawne.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż przedmiotowe biuro rachunkowe posiada uprawnienie do archiwizacji dokumentów, a więc znajdą w tym przypadku zastosowanie przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.). Zgodnie z art. 51a niniejszej ustawy, działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Warunkami wykonywania działalności, o której mowa powyżej są:

  • posiadanie przez przedsiębiorcę odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji; 

  • posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem; 

  • zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową. 

W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia usług, określającego w szczególności:

  1. zakres świadczonych usług; 

  2. zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania; 

  3. ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi; 

  4. miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania; 

  5. tryb przyjmowania interesantów; 

  6. sposób i terminy udostępniania dokumentacji; 

  7. wysokość opłat pobieranych za usługi; 

  8. procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji. 

Regulamin ten przedsiębiorca udostępnia w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci.

Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

Zgodnie z art. 51l w/w ustawy, do wykonywania powyższej działalności stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2 kc.

W art. 835 kc ustawodawca wskazał, iż przez umowę przechowania przechowawca zobowiązuje się zachować w stanie nie pogorszonym rzecz ruchomą oddaną mu na przechowanie. Jak wynika z powyższego przepisu umowa przechowania może być zawarta w dowolnej formie (pisemnej, ustnej, w formie aktu notarialnego, jak i również w sposób dorozumiany). Jeżeli umowa zawarta jest w formie pisemnej (a także w innych przypadkach), składającego rzecz na przechowanie, obciąża dowód wydania takiego przedmiotu. Dowodem takim może być np. pokwitowanie.

Potrzebujesz porady prawnej?

Umowa zlecenia i umowa o dzieło a ubezpieczenia społeczne

Umowa zlecenia i umowa o dzieło a ubezpieczenia społeczne

Jeśli zamierzasz podpisać umowę cywilnoprawną, to dowiedz się, czym różni się umowa zlecenia od umowy o dzieło i czy będziesz musiał opłacać ubezpieczenia społeczne. Umowa zlecenia Jeśli ktoś umowa zlecenia, umowa o dzieło, ubezpieczenia społeczne, ZUS, umowa o świadczenie (...)

Umowa o dzieło - na czym polega i jak zawrzeć umowę o dzieło?

Umowa o dzieło - na czym polega i jak zawrzeć umowę o dzieło?

Na czym polega umowa o dzieło? Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Jest to umowa wzajemna. Dzieło może mieć zarówno charakter materialny, jak umowa o dzieło, utwór, rezultat, (...)

Umowa zamiany - czy wiesz o niej wszystko?

Umowa zamiany - czy wiesz o niej wszystko?

Co to jest umowa zamiany? Umowa zamiany to umowa, na podstawie której każda ze stron zobowiązuje się przenieść na drugą stronę własność rzeczy w zamian za zobowiązanie się do przeniesienia wł umowa, zamiana, charakter umowy, zobowiązanie, wydanie rzeczy

Sprzedaż na próbę

Sprzedaż na próbę

Umowa sprzedaży, to umowa, na podstawie której sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu ją, a kupujący zo sprzedaż na próbę, umowa, umowa sprzedaży, sprzedaż, sprzedawca, kupujący, towar

Kiedy umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna?

Kiedy umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna?

W jakich szczególnych przypadkach umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna?Umowa w sprawie zamówienia publicznego podobnie jak każda inna umowy są nieważne na podstawie okoliczności, które zostały o umowa, nieważność, zamówienia publiczne, przetargi, (...)

Ochrona danych osobowych zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i pracowników tymczasowych

Ochrona danych osobowych zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i pracowników tymczasowych

25 maja 2018 roku we wszystkich krajach należących do Unii Europejskiej zaczęło być stosowane Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych 2016/679 (RODO). RODO obejmuje swoim zastosowaniem wszystkie podmioty prywatne i publiczne, które przetwa umowa cywilnoprawna, formy zatrudnienia, (...)

Umowy śmieciowe – przekleństwo czy dobrodziejstwo

Umowy śmieciowe – przekleństwo czy dobrodziejstwo

W ostatnim czasie pojęcie „umów śmieciowych” zrobiło zawrotną karierą jako przejaw tragicznej sytuacji osób wykonujących prace zarobkową na terenie Polski. Pod pojęciem tym rozumie się umowy - zlecenie oraz dzieło – klasyczne umowy cywilnoprawne. Umowa zlecenia (...)

Jak założyć spółkę komandytową?

Jak założyć spółkę komandytową?

Umowa spółki komadytowej Umowa spółki komandytowej do niedawna mogła zostać zostać zawarta  wyłącznie w formie aktu notarialnego. Umowa spółki komandytowej może być zawarta również przy spółka komandytowa, założenie, firma, umowa, wspólnicy, komandytariusz, (...)

Rodzaje umów deweloperskich spotykanych w obrocie

Rodzaje umów deweloperskich spotykanych w obrocie

  Rodzaje umów ze względu na przedmiot umowy Umowa rezerwacyjna Umowa rezerwacyjna służy przede wszystkim swoistemu zarezerwowaniu miejsca w kolejce ewentualnych nabywców. W wyniku podpisania takiej umowy, nabywca zostaje wpisany na listę oczekujących na podpisanie właściwej (...)

Założenie spółki jawnej

Założenie spółki jawnej

Forma umowy spółki jawnej Umowa spółki jawnej musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. Oznacza to, że umowa ustna wspólników co do prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki może być potraktowana jako umowa spółki cywilnej, zgodnie (...)

Umowa zlecenia i umowa o dzieło a ubezpieczenia społeczne

Umowa zlecenia i umowa o dzieło a ubezpieczenia społeczne

Jeśli zamierzasz podpisać umowę cywilnoprawną, to dowiedz się, czym różni się umowa zlecenia od umowy o dzieło i czy będziesz musiał opłacać ubezpieczenia społeczne. Umowa zlecenia Jeśli ktoś umowa zlecenia, umowa o dzieło, ubezpieczenia społeczne, ZUS, umowa o świadczenie (...)

Umowa o dzieło - na czym polega i jak zawrzeć umowę o dzieło?

Umowa o dzieło - na czym polega i jak zawrzeć umowę o dzieło?

Na czym polega umowa o dzieło? Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Jest to umowa wzajemna. Dzieło może mieć zarówno charakter materialny, jak umowa o dzieło, utwór, rezultat, (...)

Umowa zamiany - czy wiesz o niej wszystko?

Umowa zamiany - czy wiesz o niej wszystko?

Co to jest umowa zamiany? Umowa zamiany to umowa, na podstawie której każda ze stron zobowiązuje się przenieść na drugą stronę własność rzeczy w zamian za zobowiązanie się do przeniesienia wł umowa, zamiana, charakter umowy, zobowiązanie, wydanie rzeczy

Sprzedaż na próbę

Sprzedaż na próbę

Umowa sprzedaży, to umowa, na podstawie której sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu ją, a kupujący zo sprzedaż na próbę, umowa, umowa sprzedaży, sprzedaż, sprzedawca, kupujący, towar

Kiedy umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna?

Kiedy umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna?

W jakich szczególnych przypadkach umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna?Umowa w sprawie zamówienia publicznego podobnie jak każda inna umowy są nieważne na podstawie okoliczności, które zostały o umowa, nieważność, zamówienia publiczne, przetargi, (...)

Ochrona danych osobowych zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i pracowników tymczasowych

Ochrona danych osobowych zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i pracowników tymczasowych

25 maja 2018 roku we wszystkich krajach należących do Unii Europejskiej zaczęło być stosowane Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych 2016/679 (RODO). RODO obejmuje swoim zastosowaniem wszystkie podmioty prywatne i publiczne, które przetwa umowa cywilnoprawna, formy zatrudnienia, (...)

Umowy śmieciowe – przekleństwo czy dobrodziejstwo

Umowy śmieciowe – przekleństwo czy dobrodziejstwo

W ostatnim czasie pojęcie „umów śmieciowych” zrobiło zawrotną karierą jako przejaw tragicznej sytuacji osób wykonujących prace zarobkową na terenie Polski. Pod pojęciem tym rozumie się umowy - zlecenie oraz dzieło – klasyczne umowy cywilnoprawne. Umowa zlecenia (...)

Jak założyć spółkę komandytową?

Jak założyć spółkę komandytową?

Umowa spółki komadytowej Umowa spółki komandytowej do niedawna mogła zostać zostać zawarta  wyłącznie w formie aktu notarialnego. Umowa spółki komandytowej może być zawarta również przy spółka komandytowa, założenie, firma, umowa, wspólnicy, komandytariusz, (...)

Rodzaje umów deweloperskich spotykanych w obrocie

Rodzaje umów deweloperskich spotykanych w obrocie

  Rodzaje umów ze względu na przedmiot umowy Umowa rezerwacyjna Umowa rezerwacyjna służy przede wszystkim swoistemu zarezerwowaniu miejsca w kolejce ewentualnych nabywców. W wyniku podpisania takiej umowy, nabywca zostaje wpisany na listę oczekujących na podpisanie właściwej (...)

Założenie spółki jawnej

Założenie spółki jawnej

Forma umowy spółki jawnej Umowa spółki jawnej musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. Oznacza to, że umowa ustna wspólników co do prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki może być potraktowana jako umowa spółki cywilnej, zgodnie (...)

Umowa komisu

Umowa komisu

Co to jest komis? Przez umowę komisu przyjmujący zlecenie (komisant) zobowiązuje się za wynagrodzeniem (prowizja) w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do kupna lub sprzedaży rzeczy ruchomych na rachunek dającego zlecenie (komitenta), lecz w imieniu własnym. Celem zlecenia komisowego (...)

Zapytaj prawnika:

Dodaj załącznikDodaj załącznik

Oświadczenia i zgody RODO:


PORADY PRAWNIKA

Spółka cywilna a KPiR a dwóch wspólników, czy należy prowadzić dwie takie księgi?

Spółka cywilna a KPiR a dwóch wspólników, czy należy prowadzić dwie takie księgi?

Spółka cywilna, księga przychodów i rozchodów a dwóch (lub więcej) wspólników. Czy w przypadku spółki cywilnej, w skład której wchodzi dwóch wspólników, spółka rozliczająca się księgą (...)

Przywłaszczenie dokumentów a interwencja Policji

Przywłaszczenie dokumentów a interwencja Policji

Współpracuję od 3 miesięcy z biurem rachunkowym krzak. W międzyczasie otrzymałem 4 wezwania/upomnienia z Urzedów Skarbowych, księgowa cały czas się myli, sam muszę wszystko wyjaśniać, każe (...)

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Odpowiedzialność biura rachunkowego

W czasie kontroli z ZUS okazało się, że biuro rachunkowe, z którym mieliśmy podpisaną umowę i które odpowiedzialne było za prowadzenie ksiąg, nie naliczało składek od pewnych wypłat. ZUS naliczył (...)

Działalność gospodarcza obcokrajowca w Polsce

Działalność gospodarcza obcokrajowca w Polsce

Obcokrajowiec z kraju UE założył w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą. Otrzymał wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Czy przy wyborze formy opodatkowania obowiązują go te (...)

Użyczenie komputera

Użyczenie komputera

Prowadzę działalność gospodarczą, jednym z jej zakresów jest biuro rachunkowe. Czy nie będąc doradcą podatkowym mogę podpisać z klientami umowę użyczenia komputera oraz programu komputerowego (...)

FORUM PRAWNE

Wzór umowy z biurem rachunkowym

Wzór umowy z biurem rachunkowym Prowadząc działalnosc zmuszająca do prowadzenia ksiegi przychodow i rozchodow chce to zlecic biuru rachunkowemu, chce wiedziec co powinno byc w takiej umowie i jakie (...)

jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym?

jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym? jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym? JAKO KSIĘGOWA PROWADZIŁAM KLIENTA FIRMĘ OD 1995 ROKU I PRZEZ 22LATA NIGDY SIĘ NIE POMYLIŁAM (...)

jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór?

jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór? jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór?

Wezwanie do zapłaty - list zwykły

Wezwanie do zapłaty - list zwykły Otrzymałem wezwanie do zapłaty za przesyłki, których nie dostałem (w ramach promocji wypełniłem kupon, w którym pod miejscem na podpis zamieszczono "drobny (...)

Zakup samochodu z niemiec- umowa i problem z VAT24

Zakup samochodu z niemiec- umowa i problem z VAT24 Witam. Kilka dni temu kupiłem auto z Niemiec, podpisałem umowę kupna- sprzedaży i na umowie tej sprzedający nie był ostatnim właścicielem pojazdu (...)

Zakup samochodu z niemiec- umowa i problem z VAT24

Zakup samochodu z niemiec- umowa i problem z VAT24 Witam. Kilka dni temu kupiłem auto z Niemiec, podpisałem umowę kupna- sprzedaży i na umowie tej sprzedający nie był ostatnim właścicielem pojazdu (...)

ciąża a wygaśnięcie umowy

ciąża a wygaśnięcie umowy jestem nauczycielką, 31 sierpnia tego roku w związku z nieuzupełnieniem kwalifikacji wygasła mi umowa, zawarta w 1997 roku na czas nieokreślony, w sierpniu poinformowałam (...)

koniec umowy na czas określony

koniec umowy na czas określony Witam, mam pewien problem za półtora miesiąca kończy mi się umowa na czas określony, mój pracodawca chce mi ja przedłużyć, jednakże ja nie chcę. czy w takiej (...)

umowa na okres probny a ciaza?

umowa na okres probny a ciaza? witam od pracodawcy otrzymalam umowe na okres próbny ktora zakonczy sie okolo 7 listopada okazalo sie w tym czasie ze jestem w ciazy konkretnie 4 miesiac jest teraz .Czy (...)

URLOP WYCHOWAWCZY PŁATNY

URLOP WYCHOWAWCZY PŁATNY CHCE SIE DOWIEDZIEC JAKTO JEST Z URLOPEM WYCHOWAWCZYM PLATNYM. OD 1 LISTOPADA ZACZYNAM PRACE. TERMIN PORODU MAM NA 8 MARCA WIEC 3,4MIESIACE POPRACUJE. ALE PONOC TRZEBA PRZEPRACOWAC (...)

Umowa najmu na czas określony-jak wypowiedzieć

Umowa najmu na czas określony-jak wypowiedzieć umowa najmu lokalu użytkowego została zawarta na czas określony, od daty do daty. Niestety nie zawiera zapisu o możliwości wypowiedzenia, czy i na (...)

Porady prawne