Odpowiedź prawnika: Forma umowy z biurem rachunkowym
Z punktu widzenia przepisów prawa cywilnego, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 kodeksu cywilnego). W ustawach szczególnych nie wskazano obowiązku zawierania tego typu umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Jednakże dla celów dowodowych i bezpieczeństwa stron korzystnym rozwiązaniem byłoby zawarcie takiej umowy w formie pisemnej.
Jak wynika z powyższego, forma zawarcia umowy na wykonywanie usług w przedstawionym stanie faktycznym nie jest zastrzeżona, a więc umowa zawarta w formie ustnej będzie wywoływała skutki prawne.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż przedmiotowe biuro rachunkowe posiada uprawnienie do archiwizacji dokumentów, a więc znajdą w tym przypadku zastosowanie przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.). Zgodnie z art. 51a niniejszej ustawy, działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Warunkami wykonywania działalności, o której mowa powyżej są:
-
posiadanie przez przedsiębiorcę odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji;
-
posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;
-
zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.
Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia usług, określającego w szczególności:
-
zakres świadczonych usług;
-
zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania;
-
ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;
-
miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
-
tryb przyjmowania interesantów;
-
sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
-
wysokość opłat pobieranych za usługi;
-
procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.
Regulamin ten przedsiębiorca udostępnia w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci.
Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.
Zgodnie z art. 51l w/w ustawy, do wykonywania powyższej działalności stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2 kc.
W art. 835 kc ustawodawca wskazał, iż przez umowę przechowania przechowawca zobowiązuje się zachować w stanie nie pogorszonym rzecz ruchomą oddaną mu na przechowanie. Jak wynika z powyższego przepisu umowa przechowania może być zawarta w dowolnej formie (pisemnej, ustnej, w formie aktu notarialnego, jak i również w sposób dorozumiany). Jeżeli umowa zawarta jest w formie pisemnej (a także w innych przypadkach), składającego rzecz na przechowanie, obciąża dowód wydania takiego przedmiotu. Dowodem takim może być np. pokwitowanie.
