Odpowiedź prawnika: Rozliczenie kosztów samochodu
Wydatki związane z wypożyczonym samochodem osobowym będą co do zasady stanowiły koszt uzyskania przychodów podatnika, o ile oczywiście wydatki z tego tytułu są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Innymi słowy, istotne jest czy samochód ten był wykorzystywany w związku z działalnością prowadzoną przez podatnika. W przypadku, jeśli podatnik wypożyczył samochód na weekend i to latem należy się spodziewać zainteresowania organów podatkowych, które będą weryfikować, czy faktycznie samochód był użyty dla celów służbowych, czy dla celów prywatnych i to na podatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia, że cel był związany z działalnością gospodarczą.
Należy jednak pamiętać o ograniczeniach nałożonych przez ustawodawcę i w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zawartych w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Samochód wypożyczony nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych podatnika, a więc, aby zaliczyć wydatki związane z jego użytkowaniem do kosztów uzyskania przychodów, należy zastosować się do powyższego przepisu.
Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osb fizycznych).Zatem podatnik, który użytkował wypożyczony samochód osobowy, chcąc rozliczyć koszty podatkowe miał obowiązek zaprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (z powyższymi danymi) i obliczać tzw. kilometrówkę w celu ustalenia limitu wydatków, które będzie mógł uznać za koszty uzyskania przychodu. Należy przy tym mieć na uwadze, że kilometrówka określa jedynie górną granicę wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych, przy czym zaliczyć do nich można jedynie wydatki faktycznie poniesione. Czyli jeśli podatnik przejechał 250 km to liczba to pomnożona przez stawkę za kilometr będzie górną granicą kosztów, nawet jeśli faktury VAT i rachunku posiadane przez podatnika opiewają na wyższą kwotę.
Stawka za 1 km przebiegu samochodu (określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury) jest uzależniona od pojemności skokowej silnika samochodu i wynosi: 0,5214 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. i 0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.
