Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług - jej posiadanie, co do zasady, warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego i tym samym realizację zasady neutralności VAT.

W jakich przypadkach należy wystawić fakturę?

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (VAT), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju (tj. Polski) na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
4. otrzymanie przez niego całości bądź części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie odrębnymi przepisami ustawy o VAT (dotyczy to m.in. usług dostaw i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu bądź usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej).

Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej przedmiotowo od podatku na podstawie przepisów ustawy o VAT (jak np. świadczenie usług pomocy społecznej, usługi transportu sanitarnego czy dostawa terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane) bądź przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Także podatnik zwolniony podmiotowo od podatku nie jest obowiązany do wystawienia faktury.

Powyższe zwolnienia nie oznaczają, że podatnik korzystający z nich nie ma prawa do wystawienia faktury dokumentującej dokonywane czynności.

Kiedy konieczne jest wystawienie faktury na żądanie nabywcy?

Jednak na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

• sprzedaż, z wyjątkiem czynności, o których mowa odpowiednich przepisach ustawy o VAT (np. świadczenia usług telekomunikacyjnych czy radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu bądź usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej) oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeśli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z zasad ogólnych, czyli gdy żądanie zostanie zgłoszone przez nabywcę  pełniącego rolę konsumenta,
• sprzedaż zwolnioną przedmiotowo z VAT (na podstawie przepisów ustawy bądź rozporządzenia ministra właściwego ds. finansów) oraz sprzedaż dokonywaną przez podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego od tego podatku.

Wskazany obowiązek wystawienia faktury na żądanie dokumentującej sprzedaż zwolnioną przedmiotowo od podatku nie dotyczy rolnika ryczałtowego dokonującego dostaw produktów rolnych i świadczącego usługi rolnicze.

Żądanie wystawienia faktury, żeby podatnik był zobligowany do jej wystawienia, musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar bądź wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty.

Faktury mogą być wystawiane przez nabywców towarów i usług, jeżeli dotyczą one:

• sprzedaży (tzn. dostawy towarów w kraju, świadczenia usług w kraju, eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów); także, gdy jest ona dokonywana przez podatników zagranicznych na rzecz polskich odbiorców;
• zaliczek (i wszelkich innych płatności dokonywanych przed dostawą towarów czy świadczeniem usług) na poczet wskazanych czynności;
• dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez polskiego podatnika, jeśli miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego (spoza UE).

Żeby możliwe było wystawianie faktur przez nabywcę, przepisy wymagają spełnienia 2 warunków łącznie:

• powinna istnieć umowa w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika będącego dostawcą,
• w umowie winna być określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika będącego dostawcą.

Ponadto faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy.

Faktury dokumentujące dostawę towarów dokonywaną w trybie egzekucji, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy, wystawiają w imieniu i na rzecz dłużnika:

• organy egzekucyjne określone w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;
• komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.

Jakie elementy powinna zawierać faktura?

Przepisy w zakresie podatku od towarów i usług określają minimalne wymogi formalne faktury. Faktura powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, przed dokonaniem określonej czynności dostawy lub świadczenia usług, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem;
• w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatników stosujących metodę kasową - wyrazy "metoda kasowa";
• w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT - wyraz "samofakturowanie";
• w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy "odwrotne obciążenie";
• w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług lub przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień, wskazanie podstawy prawnej zwolnienia,
• w przypadku dostawy towarów w postępowaniu egzekucyjnym – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
• w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• jeśli przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu (w przypadku pojazdów lądowych), liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu (w przypadku jednostek pływających oraz statków powietrznych).

Jeszcze więcej danych na fakturze wymagane jest m.in. w razie świadczenia usług turystyki, oraz dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których to czynności podstawa opodatkowania jest kwota marży.

Ponadto przepisy ustawy o VAT zawierają katalog informacji, które nie są wymagane na fakturze oraz informacje - jakie mogą, lecz nie muszą być zawarte w fakturze. Podatnik może w fakturze podać też kwoty podatku dotyczące wartości poszczególnych dostarczonych towarów i wykonanych usług wykazanych w tej fakturze; wtedy łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Faktury, co do zasady, wystawia się w co najmniej w 2 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak wystawia się faktury w formie elektronicznej?

Faktury można także wystawić i przesyłać w formie elektronicznej,  o ile zgodzi się na to odbiorca. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga bowiem akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku faktur przesyłanych (udostępnianych) w formie elektronicznej:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2. nabywca przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3. nabywca, który wystawił notę korygującą, przesyła je bądź udostępnia wystawcy faktury,
4. podmiot wykonujący dostawy dokonywane w trybie egzekucji, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Faktura i kasa fiskalna

Jeśli faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika należy dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Zasada ta nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jeżeli wartość sprzedaży oraz kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Z kolei gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik powinien pozostawić w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży, wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Kiedy wystawia się faktury?

Fakturę wystawia się, co do zasady, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Jeśli jednak przed dokonaniem dostawy towaru bądź wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, skutkującej - zgodnie z przepisami o VAT - obowiązkiem wystawienia faktury, to fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Ustawa o VAT zawiera ponadto szczególne zasady określające inne terminy wystawiania faktur w przypadku określonych towarow i usług. 

I tak, fakturę wystawia się nie później niż:

• 30. dnia od dnia wykonania usług - w przypadku usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
• 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z zastrzeżeniem poniżej;
• 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
• z upływem terminu płatności - w przypadku faktury z tytułu: dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego bądź świadczenia usług: telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (głównie związanych z mediami - jak np. wodociągi - i odpadami), najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego - z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

W przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów. W przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego, fakturę wystawia się nie później niż:

• 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania;
• 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania. 

 W przypadkach, o których mowa w art. 106b ust. 3 (gdy wystawiana jest wyłącznie na żądanie nabywcy towaru lub usługi), fakturę wystawia się:

• zgodnie z zasadami ogólnymi - jeśli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
• nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie ww. miesiąca. 

Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:

• dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi; nie dotyczy to wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4 (tj. np. usług świadczonych w sposób ciągły, usług telekomuniakacyjnych, dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego czy stałej obsługi prawnej i biurowej), jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
• otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Jeżeli po wystawieniu faktury udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, udzielono innych opustów i obniżek cen, dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości bądź części zapłaty, podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku czy w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, to podatnik powinien wystawić fakturę korygującą.

Faktura korygująca powinna zawierać:

• wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";
• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• niektóre dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
• przyczynę korekty;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• jeśli korekta dotyczy innych danych niż podstawa opodatkowania lub kwota podatku należnego prawidłową treść korygowanych pozycji.

W przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów czy usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust bądź obniżka, a także może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o VAT oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Kiedy można wystawić notę korygującą?

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki w zakresie danych wskazanych przez ustawodawcę, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury i powinna zawierać:

• wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA";
• numer kolejny i datę jej wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
• dane zawarte w fakturze, m.in. datę wystawienia, nazwę towaru, dane sprzedawcy i nabywcy, numer identyfikacyjny sprzedawcy,
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Co zrobić w razie zniszczenia albo zagubienia faktury?

Jeśli faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, to:

• podatnik bądź upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę na wniosek nabywcy (zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika i zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy);
• nabywca, w określonych przypadkach, wystawia ponownie fakturę na wniosek podatnika - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy i zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
• organ egzekucyjny lub komornik sądowy, wystawia ponownie fakturę na wniosek nabywcy bądź dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu i zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

Zapewnianie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury

Jak już wspomniano, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. 

Podatnik określa przy tym sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności przy wykorzystaniu:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, pod warunkiem że dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Obowiązek zapłaty podatku wykazanego na fakturze przez wystawcę

W razie gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Powyższy obowiązek dotyczy odpowiednio przypadku, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego.