Decyzja administracyjna

Witam. Pracuje w urzędzie państwowym inspekcja wet. Skończyłam prawo sanitarne i weterynaryjne. Na studiach uczono mnie ze decyzja administracyjną np. Z karą ma iść oddzielnym listem ze zwrotką. W ramach oszczędności pewna osoba w urzędzie chce abyśmy decyzje wysłali z innymi pismami np. Jakaś mało istotną informacją a zwrotki sobie kserowali do każdego pisma. Moje pytanie brzmi która wersja jest poprawna?
Jeśli moja czyli decyzja musi iść oddzielnym listem ze zwrotką to z czego to wynika z jakiego przepisu?