Bilety lotnicze i faktury VAT a delegacja

22.11.2007

Pytanie:

"Pracownik pracujący na umowę o pracę delegowany jest na wyjazd zagraniczny. Mimo tego, iż firma posiada komórkę do zakupów biletów lotniczych, pracownik zakupuje bilet lotniczy na własną rękę. Przy rozliczeniu delegacji pracownik nie dostarcza jednak faktury VAT na zakup biletu (wartość ok. 1700 zł). Dostarcza jedynie bilet. Pieniądze na zatrudnienie pracownika, jak i jego delegacje pochodzą ze środków pomocowych Unii Europejskiej. Czy pracownik zobowiązany jest do dostarczenia faktury VAT na zakup tego biletu w takim przypadku, jeżeli oczekuje zwrotu poniesionych kosztów dojazdu na delegacji? "

Odpowiedź prawnika: Bilety lotnicze i faktury VAT a delegacja

Co do zasady zgodnie z przepisem art. 77 [5] kp warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (§ 3 niniejszego przepisu). W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera w/w postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku. Zgodnie z nim do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Pracownik powinien załączyć dokument (rachunek), a więc bilet, fakturę bądź paragon. Nie musi przedstawiać koniecznie faktury VAT.

Jednakże w zakresie ewidencjonowania wydatków poniesionych ze środków unijnych, zasadnicze znaczenie będą miały postanowienia umowy o dofinansowanie, na mocy której nastąpiło udzielenie pomocy finansowej. Umowa taka może przewidywać odmienne zasady ewidencjonowania wydatków, nie uznając innych form uzasadniających wydatki poza rachunkami, dowodami płatności i fakturami. Nie będzie to jednak miało wpływu na samo rozliczenie delegacji.

Grzegorz Pawelec

Adwokat

Wpisany na listę adwokatów Krakowskiej Izby Adwokackiej.

Przez wiele lat szef redakcji serwisu e-prawnik.pl, aktualnie prowadzi własną Kancelarię Adwokacką w Krakowie, w ramach której świadczy pomoc prawną na rzecz przedsiębiorców.

Specjalizuje się w szeroko pojętej cywilistyce oraz prawie nowych technologii (e-commerce, prawo internetu). Reprezentuje także klientów indywidualnych w sprawach ubezpieczeniowych i karnych.

Autor licznych artykułów o tematyce prawniczej, publikowanych nie tylko na stronach serwisu e-prawnik.pl

Odpowiedź prawnika: Bilety lotnicze i faktury VAT a delegacja

Komentarze