Koszty delegacji

Pytanie:

Odpowiedź prawnika: Koszty delegacji

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Wszystkie wydatki, które można wliczyć w koszty, muszą więc pozostawać w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami.

Katalog wydatków wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie zawiera zapisu, że delegacje dla pracowników, tj. diety, koszty noclegów lub ryczałtu za noclegi nie są uważane za koszty uzyskania przychodu. W myśl natomiast art. 23 ust. 1 pkt 52 nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nim współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (tak: informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego Urzędu Skarbowego w Wałczu, I/415-26-14/04). Tymi odrębnymi przepisami określającymi wysokość przysługujących diet pracownikom z tytułu podróży służbowych są:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990, ze zm.),

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991, ze zm.).

Istotą podróży służbowej jest wykonanie pojedynczego zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba podatnika lub jego stałe miejsce pracy. Uwzględniając powyższe podróżami służbowymi u osób prowadzących działalność gospodarczą będą np. podróże odbywane do kontrahentów w celu omówienia warunków świadczenia usług, zawarcia umowy (kontraktu), uczestnictwa w targach itp. Tylko w takich przypadkach będą przysługiwały diety do wysokości określonej w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tak: informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego Urzędu Skarbowego w Jaśle, PD-415/16/04).

Poza kosztami delegacji, osobnym rodzajem kosztów jest tzw. reprezentacja i reklama. wydatki z tego tytułu, jak sama nazwa mówi, muszą być związane z realizacją określonych celów reprezantacyjno-reklamowych firmy. Najprawdopodobniej tylko niektóre z wydatków związanych z wskazanymi w pytaniu delegacjami (np. na foldery lub informatory o własnej firmie dla potencjalnych kontrahentów czy też zaproszenie ich na obiad oraz wydatki demonstracyjne) można zakwalifikować do tej kategorii kosztów (ze wspomnianym limitem 0,25% - art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o p.d.o.f.). Żeby móc zaliczyć wydatki na reprezentację i reklamę w ciężar kosztów, muszą być oczywiście jednocześnie spełnione następujące warunki:

• wydatki te muszą być należycie udokumentowane,

• muszą też pozostawać w związku lub służyć osiąganiu przychodów,

• muszą być faktycznie poniesione.

Więcej informacji na podobne tematy można znaleźć w artykułach i opiniach e-prawnika.pl, np.:

• Sposób rozliczania zagranicznych delegacji służbowych

• Jakie wydatki zarządu spółki z o. o. są kosztami uzyskania przychodu – opinia prawna