Odpowiedź prawnika: Licencja na oprogramowanie - ujęcie w księgach
Zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. 2000 r., Nr 80, poz. 904 ze zmianami) przedmiotem prawa autorskiego jest m. in. program komputerowy. Przy czym prawo do korzystania z programu komputerowego dany podmiot może nabyć bądź na podstawie umowy przeniesienia praw do wyłącznego korzystania z utworu na określonych polach eksploatacji (autorskich praw majątkowych do oprogramowania komputerowego), bądź na podstawie umowy licencji - umowy o korzystanie z utworu, przy jednoczesnym zachowaniu przez autora utworu praw autorskich do niego.

W przedstawionym pytaniu zapewne chodzi o prawidłowe księgowania kosztów nabycia licencji, udzielanej przez producenta oprogramowania na jeden rok. A zatem - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 14 ustawy o rachunkowości - należy rozważyć, czy w tym przypadku mamy do czynienia z zakupem wartości niematerialnych i prawnych. I tak: do wartości niematerialnych i prawnych, podmiot gospodarczy powinien zaliczyć nabyte prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, w tym m.in. autorskie prawa majątkowe, licencje, prawa do patentów. Jeśli nabyta licencja spełnia te kryteria, winna być ujęta na koncie 02 „wartości niematerialne i prawne”.
W opisanym stanie faktycznym mowa jest o okresie używania do jednego roku (po upływie tego okresu umowa licencji wygasa, a zatem jednostka nie ma prawa od korzystania z programu komputerowego - jego okres „ekonomicznej użyteczności” zamyka się w 12-tu miesiącach). Zatem nie można mówić o nabyciu wartości niematerialnej i prawnej, która co do zasady podlega amortyzacji w ciągu lat 5 od dnia nabycia (za wyjątkiem, gdy suma zapłaty za nabytą wartość niematerialną i prawną nie przekracza kwoty 3,5 tys. zł). Oznacza to, że koszt nabycia licencji nie będącej wartością niematerialną i prawną powinien być odniesiony bezpośrednio w koszt działalności operacyjnej przedsiębiorstwa (konto 40 „koszty wg rodzajów” lub zespołu 5).
