Telefony służbowe
Pytanie:
"Spółka planuje zakup kilku telefonów służbowych, które mają zostać udostępnione pracownikom, zleceniobiorcom oraz członkom zarządu. Koszty związane z eksploatacją tych telefonów spółka chciałaby wliczać do kosztów podatkowych. Czy w związku z tym spółka oprócz faktur od operatora będzie musiała przechowywać billing rozmów i jeśli tak, to czy spółka ma obowiązek w jakiś sposób weryfikować, czy poszczególne rozmowy telefoniczne są służbowe czy prywatne?"
Odpowiedź prawnika: Telefony służbowe
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Koszty telefonów służbowych, w szczególności koszty rozmów, są zasadniczo kosztem uzyskania przychodów. Oczywiście tylko te koszty, które mają związek z przychodami spółki, a więc nie koszty prywatnych rozmów osób, którym udostępniono telefony.
Przepisy nie wymagają przechowywania billingów rozmów, zresztą najczęściej nawet z billingu trudno byłoby zidentyfikować, które rozmowy są prywatne, a które służbowe. Najczęściej wystarczające jest podpisywanie z osobami, którym udostępnia się telefony stosownych umów zobowiązujących ich do używania telefonów wyłącznie w celach służbowych i zakazujących ich używania w celach prywatnych.