Faktury zaliczkowe i sposób ich rozliczania

Obowiązek podatkowy przy otrzymaniu zaliczki a faktura

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Otrzymaną zaliczkę należy udokumentować fakturą VAT niezależnie od wysokości tej zaliczki. Pomimo tego, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania zaliczki, to przepisy rozporządzenia fakturowego pozwalają na wystawienie faktury zaliczkowej nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy (par. 10 rozporządzenia fakturowego).

Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

Data wystawienia faktury nie zmienia daty powstania obowiązku podatkowego.  

Przykład:                  

• Podatnik VAT otrzymał zaliczkę w dniu 30 września 2012 r. Zgodnie z ww. przepisami, faktura zaliczkowa została wystawiona w dniu 4 października. Pomimo wystawienia faktury w październiku, obowiązek z tytułu zaliczki w podatku VAT powstał we wrześniu.

Aby uniknąć pomyłek, najłatwiej jest wystawiać faktury zaliczkowe w dacie otrzymania zaliczki. Wtedy podatnik będzie miał pewność, że data wystawienia faktury będzie tożsama z datą powstania obowiązku podatkowego.

Dane na pierwszej fakturze zaliczkowej i na kolejnych fakturach zaliczkowych

Faktura stwierdzająca pobranie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej: 

1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2. numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

3. datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT" lub "FAKTURA VAT-MP", kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku kolejnej faktury zaliczkowej - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto;

4. stawkę podatku;

5. kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:  

                               ZB x SP

                    KP = ---------------

                              100 + SP

gdzie:

KP - oznacza kwotę podatku,

ZB - oznacza kwotę pobranej części lub całości należności brutto,

SP - oznacza stawkę podatku;

6.   dane dotyczące zamówienia lub umowy," a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;

7.   datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury. 

Przykład: 

• Spółka ALFA, będąca podatnikiem podatku VAT otrzymała zaliczkę w kwocie 12.000 zł. Zaliczka wpłynęła na konto spółki w dniu 14 października 2012 r. Spółka ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową najpóźniej do dnia 21 października. Nawet jednak brak faktury nie zmieni daty powstania obowiązku podatkowego, który wystąpi w dniu 14 października.

Otrzymana zaliczka jest kwotą brutto, a więc zawiera już w sobie podatek VAT. W związku z tym podatek VAT z faktury będzie wyliczony następująco( w razie zastosowania stawki 22%):

12.000 zł x 22/1222 = 2.163,93 zł 

Kwota netto z faktury wyniesie: 12.000 zł x 100 / 122 = 9.836,07 zł

Sposób odliczania podatku VAT z faktur zaliczkowych

Kwotę podatku naliczonego (a więc podlegającego odliczeniu) stanowi między innymi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika, potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego. Oznacza to, że jeżeli wpłata zaliczki wiązała się z powstaniem obowiązku podatkowego u podmiotu, który ją otrzymał, u wpłacającego zaliczkę podmiotu kwota podatku z faktury zaliczkowej będzie kwotą do odliczenia. Sama wpłata zaliczki jest jednak niewystarczająca. Koniecznym warunkiem odliczenia podatku jest bowiem otrzymanie faktury zaliczkowej (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). Jeżeli więc podatnik, który otrzymał zaliczkę nie będzie chciał wystawić faktury potwierdzającej jej otrzymanie, wpłacający zaliczkę nie będzie mógł odliczyć podatku, pomimo tego, że u dostawcy wystąpi zaległość podatkowa i brak faktury i tak spowoduje powstanie u niego obowiązku podatkowego.

Rozliczenie dostawy – dwa sposoby dokumentacji 

Przez „rozliczenie dostawy” należy rozumieć sytuację otrzymania towaru lub wykonania usługi, przy czym wcześniej miały miejsce wpłaty zaliczek na te czynności.