Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych. Czy ktoś kontroluje ZUS?

Kogo dotyczy kontrola zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych?

Kontrola wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych dotyczy zadań i obowiązków wykonywanych przez płatników składek. Kontrolę tą przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS.

Na czym polega kontrola?

Kontrola wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych może obejmować w szczególności:

zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Kto może być inspektorem kontroli?

Inspektorem kontroli Zakładu może być pracownik Zakładu, który:

posiada wyłącznie obywatelstwo polskie i korzysta w pełni z praw cywilnych i obywatelskich,
ma nienaganną opinię i nie był karany za przestępstwo z winy umyślnej,
posiada wyższe wykształcenie,
jest zatrudniony w centrali lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu co najmniej dwa lata,
złożył egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli Zakładu z wynikiem pozytywnym przed komisją powołaną przez głównego inspektora kontroli Zakładu.

Inspektora kontroli Zakładu powołuje Prezes Zakładu na wniosek głównego inspektora kontroli Zakładu.

Należy pamiętać, że w danym zakładzie inspektor kontroli Zakładu podlega wyłączeniu z udziału w kontroli w razie stwierdzenia okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność w jego postępowaniu.

Jakie uprawnienia przysługują Inspektorowi w trakcie przeprowadzania kontroli?

Inspektor kontroli Zakładu ma prawo:

badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
zabezpieczać zebrane dowody,
żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
przesłuchiwać świadków,
przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały nie wyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Inspektor kontroli Zakładu wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek.

Jakie są obowiązki płatników w czasie kontroli?

Płatnicy składek są zobowiązani:

udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,
udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek,
sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu,
zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,
udzielać wyjaśnień kontrolującemu,
przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Płatnik składek jest obowiązany dokonać tych czynności nieodpłatnie. W sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć żądane dokumenty inspektorowi kontroli ZUS.

Jak inspektor dokonuje kontroli?

Inspektor kontroli Zakładu wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać co najmniej:

1) wskazanie podstawy prawnej,

2) oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,

3) datę i miejsce wystawienia,

4) imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej,

5) oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,

6) wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,

7) zakres przedmiotowy kontroli,

8) podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,

9) pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

W przypadku nieobecności płatnika składek kontrola może być wszczęta po okazaniu dokumentów, osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek.

Z czynności tych sporządza się protokół i doręcza niezwłocznie płatnikowi składek.

Obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Płatnik składek powinien być zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności. Przepisu tego stosuje się, jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności, a płatnik jest nieobecny. Fakt nieobecności płatnika odnotowuje się w protokole przeprowadzonej kontroli.

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Inspektor kontroli Zakładu jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności, bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek.
Inspektor kontroli Zakładu podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne.

Protokół kontroli

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli, który powinien zawierać:

oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej Zakładu,
oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
oznaczenie inspektorów kontroli Zakładu wykonujących kontrolę,
określenie zakresu kontroli,
czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli,
opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,
przedstawienie dowodów,
pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
pieczęć i podpis inspektora kontroli Zakładu,
informacje o wpisie do książki kontroli.

Protokół kontroli inspektor sporządza w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu płatnikowi składek lub osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw.

Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń inspektor informuje płatnika składek na piśmie.

Inspektor kontroli Zakładu jest obowiązany zachować w tajemnicy informacje, które uzyskał w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa również po ustaniu zatrudnienia na stanowisku inspektora kontroli ZUS.

Pamiętaj, że:

Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji w zakresie i trybie określonym w art. 83.
Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu kontroli złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe.
Inspektor kontroli Zakładu jest obowiązany zachować w tajemnicy informacje, które uzyskał w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa również po ustaniu zatrudnienia na stanowisku inspektora kontroli Zakładu.

Podstawa prawna: