Odpowiedź prawnika: Wyjazd za granicę wynajętym samochodem osobowym
Kwestie odpowiedniego zaksięgowania poniesionych wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej za granicę wypożyczonym samochodem uregulowane są przepisami kilku aktów prawnych, w tym: ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 1991 r., nr 80, poz. 350 ze zm.), ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 1992 nr 21, poz. 86 ze zm.), ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 ze zm.), ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.), a także rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r., nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Podstawowym zagadnieniem w przedstawionej sytuacji, jest ustalenie, z jakim zdarzeniem gospodarczym mamy do czynienia. W pytaniu pojawia się określenie: „podróż służbowa”, niemniej pojęcie to nie obejmuje podróży odbywanej przez właściciela firmy. Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1974, nr 24 poz. 141 ze zm.) pod pojęciem podróży służbowej należy rozumieć odbycie podróży/ wyjazdu służbowego przez pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Innymi słowy, nie mamy tu do czynienia z typową podróżą służbową, tym samym nie znajdą tu zastosowania wszelkie uregulowania związane z ustalaniem w sposób zryczałtowany kosztów służbowych podróży zagranicznych. Poza nielicznymi wyjątkami, osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą sama określa wysokość poniesionych wydatków związanych z wyjazdem zagranicznym .
Niemniej, ażeby wydatki związane z wyjazdem za granicę uznać za koszty uzyskania przychodu, należy dowieść, że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą a także, że poniesienie wydatków służy uzyskaniu przychodów. Koszt wyjazdu służbowego za granicę, jeżeli w przyszłości będzie ona owocowała w osiągnięcie przychodu - z całą pewnością mogą zostać zakwalifikowana do kosztów uzyskania przychodów. Innymi słowy, wypożyczenie samochodu jest kosztem związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą, kosztem też będą wydatki na zakup paliwa za granicą. Niemniej, koszty związane z zakupem paliwa nie będą mogły być zaksięgowane bezpośrednio w koszty na podstawie dokumentów księgowych.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W przypadku używania samochodu niebędącego składnikiem majątku firmy podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Analogiczną regulację zawiera art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie, z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Analogicznie, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Innymi słowy, jeżeli wyjazd zagraniczny odbywany będzie samochodem niebędącym składnikiem majątku firmy, wówczas koszty ustala się w faktycznie poniesionej wysokości jednak nie większej niż wynikająca z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.
Wydatki poniesione na zakup paliwa muszą być odpowiednio udokumentowane, zaś liczba przejechanych kilometrów będzie wynikała z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.
Kwestię dokumentowania wydatków reguluje wyżej: ustawa o rachunkowości
W sytuacji, gdy prowadzone są księgi rachunkowe, wówczas zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wydatki na zakup paliwa powinny być udokumentowane dowodami księgowymi zawierającymi, co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis. Zgodnie z ustępem 3 wskazanego artykułu, jeżeli dowód księgowy wystawiony jest w walucie obcej, to powinien zostać przeliczony na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.
