Wykorzystanie środków z ZFŚS
Pytanie:
"Czy istnieje taka możliwość: pracownicy firmy kupują sobie sami to co by chcieli otrzymać na Święta na fakturę wystawioną na firmę, a firma pokrywa te faktury z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych? Dodatkowo firma ustala limit na refundacje dla każdego pracownika. Pracownik może przynieść fakturę na np. 250 zł, a przyznany limit to 200 zł, czyli jest mu zwracane 200 zł. Co dalej począć z taką fakturą? Czy jest to świadczenie rzeczowe dla pracownika?"
Odpowiedź prawnika: Wykorzystanie środków z ZFŚS
Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie Funduszu (regulamin ten jest uzgadniany z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów). Jednocześnie stosownie do art. 2 pkt 1 ustawy, przez działalność socjalną rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Mając na uwadze bardzo szerokie pojęcie działalności socjalnej, o którym mowa w powyższym przepisie należy uznać, że sposób postępowania przytoczony w pytaniu może być uznany za pomoc materialną. Tym samym jeśli taki sposób wykorzystania środków Funduszu jest przewidziany w regulaminie, praktyka powyższa uznana być musi za zgodną z przepisami.
Jednocześnie jednak świadczenia takie nie stanowią świadczeń rzeczowych, lecz formę dofinansowania (ewentualnie potraktowanie powyższej praktyki jako świadczeń rzeczowych jest bardzo ryzykowne i niemal z pewnością zostałoby zakwestionowane przez organy podatkowe). Dlatego też otrzymane przez pracowników kwoty nie będą korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Otrzymane faktury nie mają w omawianym przypadku większego znaczenia (w szczególności nie powinny być one uwzględniane w dokumentach firmy). Stanowią one jedynie podstawę wewnętrznych rozliczeń między pracownikami a pracodawcą. W szczególności nie jest dopuszczalne odliczenie podatku naliczonego na takich fakturach przez pracodawcę. Istotnym dowodem będzie natomiast potwierdzenie przez pracownika otrzymania dofinansowania.