Dokumentacja ze spotkania udziałowców sp. z o.o.

Pytanie:

Zaistniała potrzeba dostarczenia projektu uchwały, która będzie dyskutowana na spotkaniu udziałowców jednemu z udziałowców, który nie może przybyć do siedziby firmy. Wiem, że istnieje możliwość przesłania listem poleconym zawiadomienia o spotkaniu udziałowców. Czy istnieje możliwość przesłania projektu uchwały, protokołu z spotkania udziałowców listem poleconym i jaka jest procedura jeśli osoba nie odbierze listu?

Masz inne pytanie do prawnika?

ODPOWIEDŹ PRAWNIKA

Obowiązki w wypadku powiadamiania udziałowców spółki z o. o. o zgromadzeniu wspólników zostały zawarte w art. 238 ksh. Zgodnie z tym artykułem, każde powiadomienie powinno zawierać:
- określenie terminu zgromadzenia wspólników przez oznaczenie dnia i godziny,
- oznaczenie miejsca zgromadzenia wspólników przez podanie jego adresu,
- szczegółowy porządek obrad, a ponadto w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki, należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian .

Wobec powyższego, jeżeli projektowana uchwała stanowi zmianę umowy spółki, powinna być doręczona tak, jak zawiadomienie.

Zgromadzenie wspólników może zostać zwołane:
- listami poleconymi lub
- pocztą kurierską.

Listy polecone lub poczta kurierska powinny być wysłane nie później niż dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia. Jest to termin minimalny, który nie może być skrócony w umowie spółki. Istnieje również możliwość użycia poczty elektronicznej, ale wymaga to wcześniejszej pisemnej deklaracji danego wspólnika.

Obecnie zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek kurierskich bez konieczności pisemnego potwierdzenia odbioru. Zmiana ta jest słuszna, gdyż w związku z dotychczasową regulacją pojawiła się wątpliwość, czy prawidłowo zwołane jest zgromadzenie, gdy dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia rozesłano zaproszenia, ale do dnia zgromadzenia nie wróciły do spółki wszystkie „zwrotki" albo też wróciły one z adnotacją wskazującą na niemożność doręczenia. Obecnie zatem skuteczność zwołania zgromadzenia należy oceniać według teorii nadania (wysyłki), a nie teorii doręczenia. Nadanie przesyłki w zakreślonym terminie jest wystarczające dla prawidłowości zwołania zgromadzenia nawet wtedy, gdyby okazało się, że przesyłki nie da się doręczyć. Zarząd jest związany adresem wspólnika figurującym w księdze udziałów i zaniedbanie przez wspólnika podania nowego adresu nie może obciążać spółki (Rodzynkiewicz Mateusz, Najnowsze wydanie: Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Warszawa 2009 Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis (wydanie III) ss. 1344).

Jeżeli projektowana uchwała nie wprowadza zmiany umowy spółki, jej wysłanie powinno mimo to, zgodnie z wymogami ostrożności, nastąpić również w formie przewidzianej w art. 238 ksh. Postawi to spółkę w lepszej sytuacji w razie wniesienia przez nieobecnego wspólnika powództwa o uchylenie podjętej uchwały.

 

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (0)

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE:

NA SKÓTY