Odpowiedź prawnika: Dokumentowanie zagranicznych wydatków
Wśród organów skarbowych przeważa rygorystyczne stanowisko, iż tylko prawidłowo udokumentowany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów dla potrzeb podatku dochodowego. Tak również stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 11 lipca 1994 r. (PO 2/4-8010-0810/94): "dokonanie zapisu do księgi nieudokumentowanego w ogóle dowodem księgowym lub na podstawie innego dowodu niż wymagany przepisami rozporządzenia powoduje uznanie księgi za nieprawidłową pod względem formalnym (wadliwą) w konsekwencji księgi takie nie mogą być uznane za dowód w postępowaniu podatkowym". Także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 25 kwietnia 1996 r. (SA/Wr 1956/95) stwierdził: "Jeżeli nawet podatnik poniesie określone wydatki w celu uzyskania przychodu, ale nie posiada takiego dokumentu, który może stanowić podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, wydatek ten nie może być zarejestrowany w księdze, a w konsekwencji nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu".
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów tylko ściśle określone wydatki mogą być dokumentowane paragonami. Jak stanowi § 14 ust. 4 Rozporządzenia zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Na podstawie § 14 ust. 5 - wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.
Jeśli zakup np. opon do firmowego pojazdu (środka trwałego) lub ich naprawa jest udokumentowana fakturą VAT, również podatek od towarów i usług jest kosztem uzyskania przychodów w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Organy skarbowe odmawiają prawa zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków (innych niż wyżej wskazane) udokumentowanych paragonami podkreślając, iż rachunków (w tym faktur VAT) nie można zastępować paragonami, gdy istnieje prawna możliwość, a nawet wręcz obowiązek żądania wystawienia rachunku przez sprzedawców (pismo Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście z 30 września 2004 r., US36/1BP/423/ Inf.29/GA/2004). Podsumowując, mając na uwadze rygorystyczne podejście organów skarbowych podatnik nie powinien zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przykładowo na prasę czy literaturę udokumentowanych paragonem fiskalnym zamiast fakturą VAT (lub innym rachunkiem).
Ponadto oceniając każdy wydatek w kontekście możliwości zaliczenia go do kosztów należy pamiętać, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Zaliczenie do kosztów podatkowych wydatku na zakup np. radia przenośnego CD czy smyczy do telefonu może być kwestionowane przez organy podatkowe.
Brak granic celnych od 1 maja 2004 r. spowodował likwidację zgłoszeń celnych pomiędzy Polską a innymi państwami UE.
