Dokumentowanie zagranicznych wydatków

Pytanie:

Firma płatnik VAT-u, ewidencja uproszczona, tzn. książka przychodów i rozchodów. Właściciel firmy przedłożył dokumenty potwierdzające wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową. Za paliwo otrzymano paragony (nie odliczamy podatku naliczonego przy zakupie paliwa - delegację odbyto samochodem firmowym, który nie przeszedł badania technicznego dla celów podatku VAT); bilety promowe oraz bilety za przejazd pociągiem w Danii. Czy wydatki dot. zakupu paliwa można zaksięgować w koszty firmy na podstawie paragonów? Wydatki te stanowią rozliczenie delegacji zagranicznej? Poza tym będąc w Danii dokonał także zakupu innych materiałów związanych z działalnością budowlaną, którą na razie świadczy w kraju, tj. narzędzia budowlane, zaprawy budowlane, smycz do telefonu, radio przenośne CD, płyn do szyb, atlas Danii. Czy wydatki te można zaksięgować w koszty firmy według kursu średniego NBP na podstawie paragonów, czy też można je tylko zaksięgować na podstawie faktur i rachunków zagranicznych, które zawierają nasze dane jako kupującego? Czy przywiezienie takich rzeczy z Danii musi być potwierdzone odprawą celną? Dostarczono też fakturę za zakup kół samochodowych i ich naprawę. Czy mogę całą wartość brutto zaksięgować w koszty nie ujmując dokumentu w ewidencji VAT oraz deklaracji VAT 7 ponieważ firma w tym okresie nie miała NIP-u UE (dopiero 28 lutego złożono w US deklaracje a transakcja zaistniała 15 lutego). Dopiero od 1 marca mamy zamiar dokonywać w świetle prawa transakcji gospodarczych w obrocie UE. Całą wartość brutto za zakup kół i ich naprawę i tak musiano by zaksięgować w koszty, bo dotyczą samochodu dostawczego bez prawa odliczania VAT przy zakupie paliwa i materiałów eksploatacyjnych.

Masz inne pytanie do prawnika?

13.3.2006

Zespół
e-prawnik.pl

Odpowiedź prawnika: Dokumentowanie zagranicznych wydatków

Wśród organów skarbowych przeważa rygorystyczne stanowisko, iż tylko prawidłowo udokumentowany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów dla potrzeb podatku dochodowego. Tak również stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 11 lipca 1994 r. (PO 2/4-8010-0810/94): "dokonanie zapisu do księgi nieudokumentowanego w ogóle dowodem księgowym lub na podstawie innego dowodu niż wymagany przepisami rozporządzenia powoduje uznanie księgi za nieprawidłową pod względem formalnym (wadliwą) w konsekwencji księgi takie nie mogą być uznane za dowód w postępowaniu podatkowym". Także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 25 kwietnia 1996 r. (SA/Wr 1956/95) stwierdził: "Jeżeli nawet podatnik poniesie określone wydatki w celu uzyskania przychodu, ale nie posiada takiego dokumentu, który może stanowić podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, wydatek ten nie może być zarejestrowany w księdze, a w konsekwencji nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu".

Porady prawne

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów tylko ściśle określone wydatki mogą być dokumentowane paragonami. Jak stanowi § 14 ust. 4 Rozporządzenia zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Na podstawie  § 14 ust. 5 - wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Jeśli zakup np. opon do firmowego pojazdu (środka trwałego) lub ich naprawa jest udokumentowana fakturą VAT, również podatek od towarów i usług jest kosztem uzyskania przychodów w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Organy skarbowe odmawiają prawa zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków (innych niż wyżej wskazane) udokumentowanych paragonami podkreślając, iż rachunków (w tym faktur VAT) nie można zastępować paragonami, gdy istnieje prawna możliwość, a nawet wręcz obowiązek żądania wystawienia rachunku przez sprzedawców (pismo Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście z 30 września 2004 r., US36/1BP/423/ Inf.29/GA/2004). Podsumowując, mając na uwadze rygorystyczne podejście organów skarbowych podatnik nie powinien zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przykładowo na prasę czy literaturę udokumentowanych paragonem fiskalnym zamiast fakturą VAT (lub innym rachunkiem).

Ponadto oceniając każdy wydatek w kontekście możliwości zaliczenia go do kosztów należy pamiętać, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Zaliczenie do kosztów podatkowych wydatku na zakup np. radia przenośnego CD czy smyczy do telefonu może być kwestionowane przez organy podatkowe.

Brak granic celnych od 1 maja 2004 r. spowodował likwidację zgłoszeń celnych pomiędzy Polską a innymi państwami UE.

Porady prawne

Potrzebujesz porady prawnej?

Jak skorzystać z nowej ulgi sportowej?

Jak skorzystać z nowej ulgi sportowej?

Co się zmieniło w ustawach o podatkach dochodowych? Nowa ustawa o sporcie kwalifikowanym weszła w życie w zasadzie 1 września 2005 r. Przewiduje ona jednak także zmiany w ustawach o podatkach dochodowych, które zaczęły obowiązywać od początku 2006 roku. W związku z tym, od 1 stycznia (...)

Rodzaje faktur

Rodzaje faktur

Poza zwykłą fakturą można wystawiać lub otrzymywać też inne rodzaje dokumentów księgowych. Dowiedz się, jakie faktury obowiązują w zależności od typu transakcji. Faktura VAT podstawowa Faktura VAT to najczęściej stosowna faktura w obrocie gospodarczym. Dokumentuje sprzedaż towar&oac (...)

Jakie dane zamieszcza się na fakturze VAT?

Jakie dane zamieszcza się na fakturze VAT?

Podstawowe dane na fakturze VAT Przepisy ustawy o VAT, jak również rozporządzenia fakturowego określają podstawowe dane, jakie powinna zawierać faktura VAT. Faktura VAT powinna więc zawierać następujące elementy:  wystawianie, faktury VAT, odbiorca, sprzedawca, usługodawca, dane (...)

Dokumentacja, raportowanie i inne formalności w grupach VAT

Dokumentacja, raportowanie i inne formalności w grupach VAT

Od 2023 r. będzie można tworzyć grupy VAT. Poznaj najistotniejsze kwestie dotyczące dokumentacji i raportowania w grupach VAT. Raportowanie Przed wejściem do grupy VAT podatnicy VAT powiązani finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie zobowiązani są do dokumentowania fakturami grupa VAT, raportowanie, (...)

SLIM VAT 2

SLIM VAT 2

Czego dotyczy pakiet SLIM VAT 2? Przygotowany przez resort finansów pakiet SLIM VAT 2 został podpisany przez Prezydenta. To kilkanaście zmian ułatwiających rozliczanie VAT. Nowe przepisy ułatwią m.in. wykonywanie prawa do odliczenia podatku nalicz SLIM VAT 2, fakturowanie, faktura, (...)

Wystawianie faktur

Wystawianie faktur

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług - jej posiadanie, co do zasady, warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego i tym samym realizację zasady neutralności VAT. wystawianie, faktura, (...)

Nowa ustawa o VAT wciąż sprawia problemy

Nowa ustawa o VAT wciąż sprawia problemy

Zmiany w ustawie o VAT wciąż przysparzają problemów przedsiębiorcom. Od ich wprowadzenia minęło już sporo czasu, jednak nie wszyscy zainteresowani radzą sobie z ich właściwa interpretacją. Najwięcej problemów jest z ustaleniem właściwego terminu dostawy towaru/usługi. Zagubieni (...)

Faktury VAT wystawiane przez nabywcę - nowy sposób dokumentacji

Faktury VAT wystawiane przez nabywcę - nowy sposób dokumentacji

Kiedy nabywca może wystawiać faktury? Wraz z wejściem w życie nowej ustawy o VAT, podatnicy uzyskali możliwość przerzucenia obowiązku wystawiania faktur VAT na nabywcę. Nabywcy towarów i usług mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone (...)

Czy komornik ma obowiązek wystawić fakturę VAT?

Czy komornik ma obowiązek wystawić fakturę VAT?

Często pojawia się pytanie czy komornik ma obowiązek wystawić fakturę VAT dokumentującą sprzedaż nieruchomości na licytacji komorniczej. Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnienie powyższych wątpliwości. Z treści ustawy o podatku od t komornik, faktura, VAT, licytacja

Zasady wystawiania faktur do paragonów w 2020 roku

Zasady wystawiania faktur do paragonów w 2020 roku

Nowe zasady wystawiania faktur do paragonów fiskalnych będą obowiązywać od 1 stycznia 2020 r.  Nowe zasady wystawiania faktur do paragonów od 1 stycznia 2020 r. Od 1 stycznia 2020 r. zmienią się zasady wystawiania faktur wystawianie faktur, paragon, faktura VAT, VAT, podatek (...)

Rodzaje faktur

Rodzaje faktur

Poza zwykłą fakturą można wystawiać lub otrzymywać też inne rodzaje dokumentów księgowych. Dowiedz się, jakie faktury obowiązują w zależności od typu transakcji. Faktura VAT podstawowa Faktura VAT to najczęściej stosowna faktura w obrocie gospodarczym. Dokumentuje sprzedaż towar&oac (...)

Jakie dane zamieszcza się na fakturze VAT?

Jakie dane zamieszcza się na fakturze VAT?

Podstawowe dane na fakturze VAT Przepisy ustawy o VAT, jak również rozporządzenia fakturowego określają podstawowe dane, jakie powinna zawierać faktura VAT. Faktura VAT powinna więc zawierać następujące elementy:  wystawianie, faktury VAT, odbiorca, sprzedawca, usługodawca, dane (...)

Dokumentacja, raportowanie i inne formalności w grupach VAT

Dokumentacja, raportowanie i inne formalności w grupach VAT

Od 2023 r. będzie można tworzyć grupy VAT. Poznaj najistotniejsze kwestie dotyczące dokumentacji i raportowania w grupach VAT. Raportowanie Przed wejściem do grupy VAT podatnicy VAT powiązani finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie zobowiązani są do dokumentowania fakturami grupa VAT, raportowanie, (...)

SLIM VAT 2

SLIM VAT 2

Czego dotyczy pakiet SLIM VAT 2? Przygotowany przez resort finansów pakiet SLIM VAT 2 został podpisany przez Prezydenta. To kilkanaście zmian ułatwiających rozliczanie VAT. Nowe przepisy ułatwią m.in. wykonywanie prawa do odliczenia podatku nalicz SLIM VAT 2, fakturowanie, faktura, (...)

Wystawianie faktur

Wystawianie faktur

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług - jej posiadanie, co do zasady, warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego i tym samym realizację zasady neutralności VAT. wystawianie, faktura, (...)

Nowa ustawa o VAT wciąż sprawia problemy

Nowa ustawa o VAT wciąż sprawia problemy

Zmiany w ustawie o VAT wciąż przysparzają problemów przedsiębiorcom. Od ich wprowadzenia minęło już sporo czasu, jednak nie wszyscy zainteresowani radzą sobie z ich właściwa interpretacją. Najwięcej problemów jest z ustaleniem właściwego terminu dostawy towaru/usługi. Zagubieni (...)

Faktury VAT wystawiane przez nabywcę - nowy sposób dokumentacji

Faktury VAT wystawiane przez nabywcę - nowy sposób dokumentacji

Kiedy nabywca może wystawiać faktury? Wraz z wejściem w życie nowej ustawy o VAT, podatnicy uzyskali możliwość przerzucenia obowiązku wystawiania faktur VAT na nabywcę. Nabywcy towarów i usług mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone (...)

Czy komornik ma obowiązek wystawić fakturę VAT?

Czy komornik ma obowiązek wystawić fakturę VAT?

Często pojawia się pytanie czy komornik ma obowiązek wystawić fakturę VAT dokumentującą sprzedaż nieruchomości na licytacji komorniczej. Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnienie powyższych wątpliwości. Z treści ustawy o podatku od t komornik, faktura, VAT, licytacja

Zasady wystawiania faktur do paragonów w 2020 roku

Zasady wystawiania faktur do paragonów w 2020 roku

Nowe zasady wystawiania faktur do paragonów fiskalnych będą obowiązywać od 1 stycznia 2020 r.  Nowe zasady wystawiania faktur do paragonów od 1 stycznia 2020 r. Od 1 stycznia 2020 r. zmienią się zasady wystawiania faktur wystawianie faktur, paragon, faktura VAT, VAT, podatek (...)

Na czym polega refakturowanie?

Na czym polega refakturowanie?

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie zawierają definicji pojęcia refakturowania usług. W praktyce, zgodnie z utrwalonym w doktrynie i orzecznictwie poglądem, polega ono na zafakturowaniu odsprzedaży usługi bez naliczenia marży lub prowizji. Celem tego typu rozliczeń jest przeniesienie (...)

Skorzystaj z e-faktury!

Skorzystaj z e-faktury!

Możliwość wystawiania e-faktur w obrocie gospodarczym wprowadzono rozporządzeniem w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Niewątpliwym jest, że możliwość (...)

Zapytaj prawnika:

Dodaj załącznikDodaj załącznik

Oświadczenia i zgody RODO:


PORADY PRAWNIKA

Definicja wydatku

Definicja wydatku

Czy można zinterpretować zapis w umowie "udokumentowanie poniesionych wydatków", z fragmentu umowy: "Realizacja projektu obejmuje: - wykonanie pełnego zakresu zadaniowego projektu zgodnie z harmonogramem - udokumentowanie poniesionych wydatków - udokumentowanie wykonania usług odpowiednimi protokołami (...)

Wyjazd za granicę wynajętym samochodem osobowym

Wyjazd za granicę wynajętym samochodem osobowym

Planuję wyjazd za granicę w delegację wynajętym z wypożyczalni samochodem osobowym (Peugeot 307). Z pewnością wydam spore kwoty na paliwo (olej napędowy). Czy VAT z faktury za wynajęcie oraz VAT z faktur za paliwo będą mogły być odliczone? Jak dokumentować zakup paliwa poza Polską? Czy (...)

Dokument księgowy a wpis do księgi przychodów

Dokument księgowy a wpis do księgi przychodów

W przepisach podatkowych jest przedstawione co powinna zawierać faktura, rachunek i dowód wewnętrzny aby był uznany za dokument księgowy. Czy oprócz faktury, rachunku i dowodu wewnętrznego są jeszcze inne dokumenty uznawane za dokument księgowy? Czy brak jakiegokolwiek szczegółu, który powinien (...)

Dokumentowanie kosztów przejazdu w delegacji

Dokumentowanie kosztów przejazdu w delegacji

Czy konieczne jest (jeśli tak to na jakiej podstawie prawnej) dokumentowanie wydatków związanych z podróżą służbową- chodzi mi tylko i wyłącznie o to czy jest uzasadnienie prawne dla praktyki załączania do delegacji biletów autobusowych oraz tramwajowych? Z obowiązujących przepisów (...)

Dokumentowanie zakupu znaczków pocztowych

Dokumentowanie zakupu znaczków pocztowych

Jak najlepiej wprowadzać w koszty zakup znaczków na listy? Po wysłaniu listu otrzymuje się dowód nadania i na żądanie pokwitowanie, które nie jest fakturą VAT ani rachunkiem? Na udokumentowanie zakupu znaczków na listy nie jest potrzebna ani faktura VAT ani rachunek. Podatnikowi wystarczy dowód (...)