Dokumentacja wpłat w euro

6.7.2007

Pytanie:

"Jako osoba fizyczna prowadzę działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług edukacyjnych, które są zwolnione z VAT oraz z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Prowadzę księgowość w formie książki przychodów i rozchodów. Moimi klientami będą czasem obcokrajowcy (osoby fizyczne). W związku z tym oprócz firmowego konta złotówkowego mam również firmowe konto w euro, na które przelewane będą zaliczki na poczet uczestnictwa w oferowanych przeze mnie kursach. Następnie, po przyjeździe do Polski, na początku kursu, uczestnicy będą wpłacać resztę należności w gotówce. Chcę akceptować wpłaty zarówno w euro, jak i w złotówkach, a czasem też, jeżeli komuś tak będzie wygodnie, częściowo w euro a częściowo w złotówkach. Wszystkie kwoty przeliczać będę po obowiązującym w danym dniu kursie średnim NBP. Jak powinienem dokumentować przyjmowanie wpłat? Czy np. w wypadku osób, które nie żądają rachunku, mogę wystawiać tylko kwity KP (nie mam kasy fiskalnej, więc nie drukuję paragonów) wyłącznie na kwotę wpłacaną w gotówce i następnie księgować przychód na postawie wyciągu bankowego (zaliczka) plus KP? Jeśli tak, to czy na takim kwicie KP powinienem uwidoczniać wpłacone kwoty tylko w przeliczeniu na złotówki (wtedy nie będzie wynikało z takiego kwitu, czy ktoś faktycznie wpłacał w Euro czy w złotówkach czy częściowo tak, a częściowo tak)? Czy też może powinienem pisać na KP np. 100 euro, równowartość w złotych: 380,56 zł (jeżeli ktoś wpłacił tylko euro), albo: 80 euro, równowartość w złotych 304,45 zł, 76,11 zł, łącznie: 380,56 zł. Jeżeli wystawianie wyłącznie takich KP jest niewystarczające, to jak powinienem wystawiać rachunki? (Czy też jak powinienem wystawiać rachunki osobom, które ich zażądają?) Przypuszczam, że rachunek powinien wtedy opiewać na całą kwotę (łącznie zaliczka plus wpłata gotówkowa). Ale znowu: czy całość tylko w przeliczeniu na złotówki? Czy też może w rozbiciu, np. tak: Płatność: Przelew 100 euro, równowartość w złotych 380,56 zł, Gotówka 80 euro, równowartość w złotych 304,45 zł, oraz 76,11 zł, Łącznie 761,12 zł."

Odpowiedź prawnika: Dokumentacja wpłat w euro

Zgodnie z § 12 ust. 3 z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2005 r., Nr 95, poz. 798, ze zm.), za faktury VAT uznaje się także rachunki, o których mowa w art. 87-90 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, które są wystawiane przez podatników nieobowiązanych do wystawiania faktur. Podatnik może więc przyjąć zasadę wystawiania rachunków i ich wręczania płacącym za usługi.

W przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami VAT, gdy w danym dniu dokonano kilku transakcji tego rodzaju, zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dokonuje się na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie ujmuje się wartość tych przychodów na dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. - Prawo dewizowe (Dz. U. Nr 141, poz. 1178, ze zm.), dokonywanie obrotu dewizowego jest dozwolone, z zastrzeżeniem ograniczeń:

określonych w art. 9, w zakresie których nie udzielono zezwoleń dewizowych, o których mowa w art. 5,
wprowadzonych na podstawie art. 10.

Na podstawie art. 9 pkt 15 tej ustawy ograniczeniom podlega m.in. zawieranie umów oraz dokonywanie innych czynności prawnych, powodujących lub mogących powodować dokonywanie w kraju rozliczeń w walutach obcych, a także dokonywanie w kraju takich rozliczeń, z wyjątkiem przypadków, w których czynności te są dokonywane w dozwolonym, na podstawie ustawy lub zezwolenia dewizowego, obrocie dewizowym:

a) z zagranicą, obejmującym:

zawarcie umowy lub dokonanie innej czynności prawnej, powodującej lub mogącej powodować dokonywanie między rezydentem i nierezydentem rozliczeń pieniężnych lub przeniesienie między rezydentem i nierezydentem własności wartości dewizowych lub krajowych środków płatniczych, a także wykonywanie takich umów lub czynności,

zawarcie umowy lub dokonanie innej czynności prawnej, powodującej lub mogącej powodować przeniesienie między rezydentami rzeczy lub prawa, których nabycie nastąpiło w obrocie dewizowym z zagranicą, a także wykonywanie takich umów,

dokonywanie wywozu, przekazywanie oraz wysyłanie za granicę wartości dewizowych lub krajowych środków płatniczych, a także dokonywanie ich przywozu, przekazywanie oraz nadsyłanie z zagranicy do kraju)

b) między nierezydentami,

c) między rezydentami będącymi osobami fizycznymi, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą.

Obowiązująca od 21 kwietnia 2007 r. nowelizacja Prawa dewizowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 61, poz. 410) uchyliła część dotychczasowych ograniczeń w dokonywaniu obrotu dewizowego z zagranicą oraz obrotu wartościami dewizowymi w kraju. A mianowicie, ograniczeniom nie podlega już m.in. ustalanie oraz przyjmowanie przez rezydentów należności od nierezydentów w innych walutach niż waluty wymienialne lub waluta polska, z wyjątkiem należności przysługujących nieodpłatnie, a także wynikających z tytułów niezwiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Wedle art. 5 dozwolone jest odstępowanie od ograniczeń określonych w art. 9 oraz obowiązków określonych w art. 18 i art. 25 ust. 1, na podstawie ogólnego albo indywidualnego zezwolenia dewizowego, w zakresie i na warunkach określonych w takim zezwoleniu.

Zezwolenia ogólne na odstępowanie od innych ograniczeń w dokonywaniu obrotu wartościami dewizowymi w kraju określa zaś rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 września 2002 r. w sprawie ogólnych zezwoleń dewizowych. § 9 tego rozporządzenia zezwala na dokonywanie w kraju, między rezydentami, rozliczeń w walutach obcych:

otrzymanych przez rezydenta od nierezydenta, w celu pokrywania w jego imieniu lub na jego rachunek zobowiązań wobec rezydentów,
uzyskanych przez rezydenta na rachunek drugiego rezydenta w obrocie dewizowym z zagranicą.

§ 12 tego rozporządzenia zezwala zaś na dokonywanie w kraju, między rezydentami, rozliczeń w euro i innych walutach wymienialnych, o ile jedną ze stron rozliczenia jest konsument w rozumieniu art. 22[1] ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.). Wedle tego przepisu za konsumenta uważa się natomiast osobę fizyczną dokonującą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Wszyscy nierezydenci mogą płacić w Polsce w walutach wymienialnych już od 13 lat, natomiast zmiana ww. rozporządzenia wprowadziła od 1 maja 2004 roku taką możliwość także dla rezydentów.

Polecamy też zapoznanie się z następującymi poradami: