Zagubienie faktury a odliczenie VAT

Odpowiedź prawnika: Zagubienie faktury a odliczenie VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w tym terminie, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za następny okres rozliczeniowy (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Zatem, jeśli oryginał faktury VAT zaginął, zanim podatnik go otrzymał, będzie on miał prawo obniżenia podatku należnego o podatek naliczony dopiero po otrzymaniu duplikatu faktury. Zgodnie bowiem z § 22 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług  (Dz. U. Nr 95 poz. 798), jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Faktura taka musi zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z punktu widzenia uprawnienia podatnika do odliczenia podatku naliczonego duplikat faktury ma taką samą moc jak jej oryginał.

Natomiast, jeśli podatnik otrzymał oryginał faktury, powinien obniżyć podatek należny o podatek naliczony z niej wynikający w miesiącu, w którym fakturę otrzymał (lub w miesiącu następnym). Późniejsze zagubienie tej faktury i wystawienie duplikatu przez dostawcę nie wpływa na zasady odliczenia VAT. W szczególności z żadnego przepisu nie wynika, aby konsekwencją zagubienia faktury i otrzymania duplikatu była konieczność dokonywania korekt w deklaracjach poprzednio złożonych.

W każdym przypadku jednak podatnik powinien zadbać, by nie zaistniały wątpliwości co do momentu otrzymania zagubionej faktury (lub jej duplikatu). Zakwestionowanie przez organy podatkowe chwili otrzymania tych dokumentów może doprowadzić do stwierdzenia, że podatnik nie miał prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.