Uwierzytelnienie dokumentów spółki - przetarg

Odpowiedź prawnika: Uwierzytelnienie dokumentów spółki - przetarg

Niestety nie wskazaliście Państwo czy przedstawione pytanie dotyczy postępowania przetargowego w zakresie zamówienia publicznego czy też jednego ze sposobów zawarcia umowy o charakterze prywatnym.

Odnosząc się do ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. Z 2003 r. Nr 223 poz 1655) należy wskazać przepis art. 26 ustawy. Zgodnie z nim zamawiający żąda od wykonawcy dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający może żądać dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane wskazuje w § 4 ust. 1 dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych kopii dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jak wynika z powyższego dokumenty powinny być poświadczone za zgodność przez wykonawcę. Jeśli wykonawcą jest osoba prawna i to ona ma poświadczyć za zgodność dokumenty, powinny w jej imieniu działać osoby upoważnione do jej reprezentacji (osoby upoważnione do reprezentacji spółki winny uwierzytelnić całą dokumentację niezbędną do udziału w postępowaniu).

Przepisy prawne nie regulują szczegółowo zasad przedkładania dokumentów w przypadku zawierania w formie przetargu umowy o charakterze prywatnym. Należy jednak wskazać, iż analogiczne zasady będą obowiązywać w toku tego postępowania. Jeśli udział w przetargu bierze osoba prawna – to wszelkie dokumenty mające być doręczone w kopiach poświadczonych za zgodność z oryginałem, powinny zostać uwierzytelnione przez osoby upoważnione do reprezentacji spółki.

Należy dodać, iż możliwe jest oczywiście udzielenie przez osoby upoważnione do reprezentacji spółki (zgodnie z zapisem w KRS) pełnomocnictwa do reprezentacji spółki w postępowaniu przetargowym. W takim przypadku pełnomocnik, działający w imieniu i na rzecz spółki, będzie mógł poświadczyć za zgodność dokumenty niezbędne do uczestniczenia w postępowaniu przetargowym. Konieczne jest jednak uwzględnienie właściwej formy takiego pełnomocnictwa (oryginał bądź poświadczona za zgodność z oryginałem przez np. notariusza, kopia).