Zasady poświadczania złożonego podpisu

Pytanie:

"Czy podpisy może poświadczać dowolna osoba urzędowa np. sołtys? Jeśli przy umowie zawartej pomiędzy osobą fizyczną i osobą prawną, osoba fizyczna chce upoważnić inną osobę do podpisywania przez nią dokumentów wydawanych do tej umowy - może upoważnić pisemnie sama taką osobę czy raczej powinna mieć poświadczenie upoważnienia notarialnego bądź przez inną osobę urzędową? Czy w sytuacji, gdzie firma X zawarła z firmą Y umowę, prezes firmy X może upoważnić jednego ze swoich pracowników do podpisywania faktur? Jeśli posiada taką osobę upoważnioną, jakie dokumenty powinna posiadać na ten temat firma Y? Czy wystarczy jeśli dostanie kopię takiego upoważnienia od firmy X? Czy kopia takiego upoważnienia powinna być potwierdzona za zgodność przez kogoś z firmy X?"

Odpowiedź prawnika: Zasady poświadczania złożonego podpisu

 Zgodnie z odpowiednimi przepisami, dotyczącymi Krajowego Rejestru Sądowego osoby uprawnione do reprezentacji podmiotów tam wpisywanych powinny do akt rejestrowych złożyć wzory podpisów poświadczonych notarialnie albo przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu.

Natomiast nie ma jakiegoś generalnego nakazu posiadania w czasie zawierania umowy cywilnoprawnej  przez stronę wzorów podpisów drugiej strony tejże umowy. Jeżeli strona posiada takie podpisy mogą one ewentualnie w późniejszym sporze pełnić funkcję dowodową.

Notarialnie poświadczony podpis dla dokonania określonej czynności prawnej jest wymagany tylko wtedy, kiedy tak stanowią właściwe przepisy prawne (np. do zbycia przedsiębiorstwa Kodeks cywilny wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi).

Podpis w świetle obowiązujących przepisów nie może być poświadczony przez każdą osobę, ale tylko przez uprawniony do tego podmiot, którym jest m.in. notariusz, wójt (burmistrz, prezydenta miasta), starosta czy marszałek województwa.

Strona zawierając umowę, może upoważnić inną osobę (udzielić jej pełnomocnictwa) do zawarcia tejże umowy. Jeżeli dla dokonania czynności prawnej ustawa wymaga zachowania szczególnej formy (np. formy aktu notarialnego) to pełnomocnictwo też musi być udzielone w tej szczególnej formie. Natomiast jeżeli nie ma takiego wymogu, upoważnienia można udzielić nawet ustnie. Tyle, że w razie później powstałego sporu trudno będzie udowodnić, że takie pełnomocnictwo zostało udzielone. Dlatego zwłaszcza w obrocie profesjonalnym lepiej jest zachować przynajmniej formę pisemną.  

Nie ma także przeszkód w upoważnieniu pracownika firmy do podpisywania faktur. Kontrahenci tejże firmy, jeżeli chcą mieć pewność, że faktury podpisuje upoważniona to tego osoba, powinny zażądać przedstawienia pełnomocnictwa tejże osoby.  Oczywiście najbezpieczniej by było mieć oryginał omawianego upoważnienia. Jednakże wiarygodnym dowodem będzie także poświadczona za zgodność z oryginałem kopia takiego dokumentu. Dokonać tego może oczywiście notariusz, organ administracji publicznej (np. wójt) ale także osoba, która wystawiła pełnomocnictwo lub inna, która widziała oryginał poświadczonego dokumentu. W dwóch ostatnich przypadkach poświadczonej dokumentu nie będzie jednak miało charakteru urzędowego.          


Zespół prawników
e-prawnik.pl

Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne

Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?


Masz inne pytanie do prawnika?

 

Komentarze

  • marta 2012-03-07 14:21:49

    mam pytanie.jestem na stazu dla doroslych,.mam opiekuna czy moge na jeden raz opiekuna upowaznic do podpisu w urzedzie pracy? badz inna osobe?


Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika