Czy w firmie można używać samochodu niebędącego środkiem trwałym?
Nabywając samochód do firmy nie zawsze mamy obowiązek zaliczania go do środków trwałych. Ponadto w pewnych sytuacjach przedsiębiorstwo używa prywatne samochody właścicieli lub pracowników (ten drugi przypadek zostanie omówiony w artykule, który ukaże się wkrótce, a dotyczącym podróży służbowych). Fakt wykorzystywania samochodów niebędących środkami trwałymi powoduje oczywiście określone konsekwencje podatkowe.
Jak wartość samochodu i czas używania wpływa na decyzję podatnika?
Samochód musi zostać uznany za środek trwały, zaś wydatki na jego nabycie muszą zostać rozliczone w czasie w postaci odpisów amortyzacyjnych, w sytuacji kiedy wartość początkowa przekracza kwotę 3.500 zł, a okres używania samochodu (przewidywany przez podatnika) będzie dłuższy niż rok.
Jeżeli więc podatnik nabędzie samochód o wartości równej lub niższej od kwoty 3.500 zł, nie musi tego samochodu amortyzować, lecz może wydatek na jego nabycie zaliczyć jednorazowo w koszty w miesiącu oddania samochodu do używania; samochód taki należy przy tym ująć w ewidencji wyposażenia, jeżeli jego wartość początkowa przekracza kwotę 1.500 zł. Ustawodawca dał jednak podatnikom możliwość wyboru: mogą oni bowiem, jeśli zechcą, mimo wszystko amortyzować taki samochód - przy czym amortyzacja może przebiegać bądź na zasadach ogólnych bądź w postaci jednorazowego odpisu.
Przykład
Podatnik nabył używany samochód o wartości 2.700 zł i przyjął go do używania w lutym 2005 r. Podatnik ma trzy możliwości:
-
może, nie wpisując samochodu do ewidencji środków trwałych, zaliczyć kwotę 2.700 zł do kosztów lutego;
-
może zaliczyć samochód do środków trwałych, przyjąć go do ewidencji środków trwałych i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w kwocie 2.700 zł – kwotą odpisu w tej wysokości może obciążyć, wedle uznania, koszty lutego lub marca;
-
może zaliczyć samochód do środków trwałych, przyjąć go do ewidencji środków trwałych i amortyzować go na zasadach ogólnych, poczynając od marca 2005 r.
Drugi przypadek umożliwiający jednorazowe zaliczenie wydatku na nabycie samochodu do kosztów dotyczy przewidywanego okresu używania. Jeżeli podatnik postanowi, że samochód firmowy będzie używany nie dłużej niż rok, może kwotę wydatkowaną na nabycie zaliczyć jednorazowo w koszty, niezależnie od wartości samochodu.
UWAGA!
W razie zaliczenia do kosztów wydatku na nabycie samochodu o wartości wyższej niż 3.500 zł - ze względu na przewidywany okres używania nie dłuższy niż rok - podatnik musi liczyć się z dotkliwymi sankcjami w razie dalszego używania samochodu po upływie roku. Sankcje te polegają min. za zapłacie odsetek w wysokości 0,1% za każdy dzień od dnia zaliczenia do kosztów, od różnicy między wartością samochodu a kwotą, jaka stanowiłaby odpis amortyzacyjny, gdyby samochód był amortyzowany. Sankcje te zostały określone w art. 22 e ustawy o PIT i art. 16e ustawy o CIT.
Kiedy samochód prywatny staje się firmowym?
Powyżej omówione przypadki dotyczą sytuacji nabycia samochodu firmowego, który nie będzie jednak w firmie stanowił składnika majątku trwałego. Oprócz tego na potrzeby firmy można wykorzystywać samochody prywatne. W tym miejscu zaznaczmy tylko, że w każdym czasie podatnik może dokonać przekwalifikowania samochodu prywatnego na składnik majątku firmy i może zaliczyć go do środków trwałych i amortyzować. Dalsze rozważania dotyczyć będą właśnie takiej sytuacji, w której na potrzeby firmy używany jest samochód, który został nabyty „na firmę” lecz nie jest środkiem trwałym oraz samochodu, który stanowi składnik majątku prywatnego właściciela.
Czy wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Jak już wspominaliśmy, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć każdy wydatek, który ma związek z przychodami oraz który nie został przez ustawodawcę wymieniony w katalogu wydatków negatywnych. Ograniczenia podatkowe istnieją właśnie w przypadku prywatnych samochodów używanych na potrzeby firmy oraz firmowych samochodów, które nie są zaliczone do środków trwałych (w przypadku podatników będących osobami prawnymi ograniczenia dotyczą zaś samochodów niestanowiących składników majątku podatnika - tj. firmy).
Zgodnie z ustawą o PIT, nie uważa się za koszty podatkowe poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
