Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia i terminy zgłoszeń

27.1.2005

Zespółe-prawnik.pl

Zespół
e-prawnik.pl

W przypadku ubezpieczeń społecznych obowiązek zgłoszenia osoby, która podlega ubezpieczeniu obowiązkowo powstaje z mocy prawa, tzn. nie zależy od tego, czy ktoś chce, czy nie chce być ubezpieczonym. Taki obowiązek powstaje między innymi w przypadku zawarcia umowy o pracę - pracownik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu, a zatem także zgłoszeniu. Zgłoszenie jest niezbędne, aby można było korzystać ze świadczeń z ubezpieczenia, no i naturalnie - opłacać składki.

Do ubezpieczeń społecznych zgłasza się :

  • osobę podlegającą ubezpieczeniu (ubezpieczonego),
  • płatnika składek na ubezpieczenie.

W wyniku zgłoszenia Zakład Ubezpieczeń Społecznych zakłada konto dla osoby ubezpieczonej oraz dla płatnika składek. Na tym koncie są gromadzone wszystkie dane dotyczące tych osób, a także suma wpłaconych składek na ubezpieczenie.

W obu przypadkach obowiązek złożenia wniosku o zarejestrowanie spoczywa na płatniku składek. Zatem np. do zgłoszenia pracownika jest zobowiązany jego pracodawca, a bezrobotnego - powiatowy urząd pracy. W pewnych przypadkach obowiązek ten obciąża samego ubezpieczonego, m.in. wtedy gdy to on sam odprowadza składki na własne ubezpieczenie jak to się dzieje w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą.

Kontrola spełnienia obowiązku rejestracji należy do inspektorów ZUS, którzy w tym celu mogą badać dokumenty zakładu pracy i przesłuchiwać świadków.

Zaniedbanie zgłoszenia przez pracodawcę lub ubezpieczonego powoduje, że ZUS dokonuje rejestracji z własnej inicjatywy.

Kiedy i w jakiej formie należy dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych?

Termin dokonania zgłoszenia osoby ubezpieczonej wynosi 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia. W przypadku pracownika będzie to dzień rozpoczęcia pracy (o ile wskazano go w umowie) albo dzień zawarcia umowy o pracę. Termin 7 dni jest też czasem, w którym należy podpisać umowę z otwartym funduszem emerytalnym (w przypadku ubezpieczenia emerytalnego). Jeśli umowa nie zostanie podpisana, to po nieskutecznym drugim wezwaniu do zawarcia umowy, fundusz jest wybierany w drodze losowania.

Zgłoszenia płatnika składek, będącego pracodawcą, dokonuje on sam nie później niż w terminie do 7 dni od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika.

Osoby, które chcą się ubezpieczyć dobrowolnie (nie mają takiego obowiązku), mogą dokonać zgłoszenia siebie (ubezpieczonego) w każdym czasie, jednocześnie zgłaszając płatnika składek.

Zarówno zgłoszenia ubezpieczonego jak i płatnika można dokonać na trzy sposoby :

  1. na formularzu wydawanym przez ZUS,
  2. w formie dokumentu elektronicznego, którego wzór jest w programie komputerowym udostępnianym przez ZUS,
  3. w postaci wydruku z w/w programu komputerowego.

Niezależnie od formy, w zgłoszeniu powinny się znajdować : podstawowe dane osoby zgłaszanej, tytuł ubezpieczenia, nr ewidencyjny PESEL lub NIP tej osoby, a także inne szczegółowe informacje.
Te szczegółowe dane to dane dotyczące osoby zgłaszanej, w szczególności:

  • nazwisko,
  • imię pierwsze i drugie,
  • datę urodzenia,
  • nazwisko rodowe,
  • obywatelstwo i płeć,
  • tytuł ubezpieczenia,
  • stopień niepełnosprawności,
  • wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
  • posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty,
  • adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
  • adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.

Zgłoszenie powinno być podpisane przez ubezpieczonego (lub płatnika), który w ten sposób potwierdza prawdziwość danych własnoręcznym podpisem. Nie jest to możliwe w przypadku zgłoszenia dokonanego w formie elektronicznej, więc w tym przypadku płatnik powinien przechowywać dokument zawierający dane wymagane do zgłoszenia i podpisany przez ubezpieczonego (lub przez siebie jako płatnika) przez 5 lat.

Wszystkie zmiany danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczenia mają być zgłaszane przez płatnika składek w ciągu 7 dni od ich powstania. W przypadku wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia (np. rozwiązanie umowy o pracę) płatnik składek ma obowiązek zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego w terminie 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia.

Pamiętaj, że:

  • Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia (ubezpieczonego albo płatnika), a także zaniedbanie zgłoszenia zmian danych albo wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 5 000 zł.,
  • Co roku (do 30 kwietnia) ZUS ma obowiązek przesyłać ubezpieczonemu informacje zgromadzone na jego koncie (głównie wysokość składek na poszczególne ubezpieczenia).

Podstawa prawna:

Potrzebujesz porady prawnej?

Zapytaj prawnika:

Dodaj załącznikDodaj załącznik

Oświadczenia i zgody RODO: