bezpłatna współpraca - jaka umowa - forum prawne

Witam,
PracujÄ™ w firmie internetowej oferujÄ…cej produkty online do nauki dla dzieci w wieku szkolnym.

Rozpoczęliśmy współpracę z instytucją NGO, pełniącą usługi typu "centrum kultury" (bezpłatne zajęcia dla dzieci w wieku szkolnym, opieka "po szkole", pomoc w nauce itd).

W ramach tej współpracy nasi pracownicy prowadzą zajęcia dla dzieci w różnej formie (warsztaty, dyskusje, gry/zabawy, praca przy komputerze, nauka programowania).

W czasie tych zajęć nasi pracownicy zdobywają wiedzę o tym jak dzieci się uczą, jak wykorzystują internet do nauki, obserwują jak dzieci wykorzystują nasze produkty do nauki. Zbierają opinie żeby później ulepszać nasze produkty.

Forma zajęć jest atrakcyjna dla dzieci, instytucja też jest zadowolona ze współpracy.

Ponieważ jednak zajęcia odbywają się z dziećmi obie strony chcą sformalizować współpracę i zabezpieczyć się ze strony prawnej.

Niestety nie wiemy nawet jaki rodzaj umowy powinniśmy podpisać. Czy to jest barter usług? Umowa o współpracę? Sponsoring?

Współpraca jest nieodpłatna. NGO zyskuje ciekawe, darmowe zajęcia, a my jako firma zyskujemy "darmowe" badania z naszymi użytkownikami.

Oprócz uściślenia jaka to powinna być umowa, oraz co powinna zawierać (w jaki sposób opisać "zasady współpracy"), pozostaje jeszcze kwestia dokumentowania tych zajęć (robimy zdjęcia, nagrywamy filmy w czasie zajęć).

Czy musimy mieć zgodę na wykorzystanie wizerunku jeśli nie publikujemy nigdzie tych materiałów?
Co w przypadku jeśli będziemy chcieli się pochwalić że prowadzimy taką działalność dla dzieci?
Czy możemy opublikować zdjęcia / filmy na których widać grupę dzieci?
Czy taka umowa może w jakiś sposób zapewniać zgodę również na dokumentowanie i / lub publikowanie materiałów z zajęć?
Czy musimy mieć osobną zgodę na piśmie od każdego rodzica dzieci (NGO ma takie zgody od rodziców na potrzeby własnej działalności - publikują zdjęcia z zajęć na swoich stronach internetowych).

Z góry dziękuję za pomoc!