Jak należy składać deklaracje do ZUS?

ZUS DRA, ZUS RSA i ZUS RCA to najważniejsze deklaracje i raporty, które przedsiębiorcy składają co miesiąc do ZUS. Sprawdź, kto i w jakich termnach musi złożyć ZUS DRA, a kto - raporty imienne ZUS RSA i RCA. Kopie tych dokumentów trzeba przechowywać.

Jakie dokumenty rozliczeniowe składać do ZUS

Deklaracja rozliczeniowa - ZUS DRA

Składki na ZUS za siebie, osoby współpracujące i pracowników rozliczasz jako płatnik w miesięcznej deklaracji rozliczeniowej na formularzu ZUS DRA. Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA to dokument, w którym wykazujesz rozliczenie składek i wypłacone świadczenia.

Musisz składać deklarację ZUS DRA zarówno wtedy, gdy płacisz składki w standardowej wysokości (pełny ZUS), jak i gdy korzystasz z ulg jak: ulga na Start, Mały ZUS Plus, obniżone składki ZUS.

Zob.: jak wypełnić ZUS DRA

Porady prawne

Deklaracje imienne - ZUS RCA i ZUS RSA

Jeśli zatrudniasz pracowników, do deklaracji ZUS DRA, za każdego ubezpieczonego, dołączasz również raporty: ZUS RCA, ZUS RSA.

  • ZUS RCA to imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne lub wypłaconych świadczeń za twoich pracowników (czyli osoby ubezpieczone).
  • ZUS RSA to imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – do wykazania wypłaconych świadczeń oraz przerw w opłacaniu składek za twoich pracowników.

Gdy nie zatrudniasz pracowników i prowadzisz jednoosobową działalność, składasz jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez żadnych załączników.

Zob.: jak wypełnić ZUS RCAjak wypełnić ZUS RSA.

Kiedy składać ZUS DRA, ZUS RCA i ZUS RSA?

Pierwszą deklarację do ZUS składasz w kolejnym miesiącu po rejestracji firmy. Także w kolejnym miesiącu po rejestracji firmy zaczynasz opłacać składki do ZUS.

  • Jeśli zarejestrowałeś firmę pierwszego dnia miesiąca, deklarację rozliczeniową ZUS DRA składasz za ten i każdy kolejny miesiąc.
  • Jeżeli rozpoczynasz działalność w trakcie miesiąca, deklarację ZUS DRA składasz za niepełny okres rozliczeniowy i drugą – za kolejny pełny miesiąc.
  • Jeśli wznawiasz działalność w trakcie miesiąca, deklarację ZUS DRA składasz za niepełny okres rozliczeniowy i drugą – za kolejny pełny miesiąc.

Od stycznia 2022 roku obowiązują trzy terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych płatności składek :

  • do 5. dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
  • do 15. dnia następnego miesiąca - dla płatników składek posiadających osobowość prawną,
  • do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Te terminy dotyczą opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz emerytur Pomostowych rozliczanych w dokumentach składnych za styczeń 2022 rok i za następne miesiące.

Jeżeli dzień, w którym musisz zapłacić składkę, wypada w niedzielę lub święto, to termin przesuwa się na pierwszy pracujący dzień. Ważne jest jednak aby ZUS otrzymał wpłatę w dniu terminu.

Przykład 1

Pani Aneta założyła działalność 1 stycznia 2022 roku i nie zatrudnia pracowników. Zdecydowała się nie korzystać z ulg w składkach na ZUS i płacić składki od minimalnej podstawy. Po dokonaniu zgłoszenia do ZUS składa deklarację ZUS DRA do 20 lutego 2022 roku.

Przykład 2

Pan Artur założył działalność gospodarczą 17 stycznia 2022 roku i nie zatrudnia pracowników. Zdecydował się skorzystać możliwości płacenia obniżonych składek na ZUS przez 24 miesiące działalności. Po dokonaniu zgłoszenia do ZUS, pan Artur musi do 20 lutego złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Ponadto w każdym kolejnym miesiącu prowadzenia działalności gospodarczej.

Od każdej nieterminowej płatności musisz opłacić odsetki za zwłokę.

Od stycznia 2022 roku opóźnienie w opłacie składki na ubezpieczenie chorobowe nie będzie automatycznie powodowało wykreślenia z rejestru ubezpieczonych.

Jak często składać dokumenty rozliczeniowe?

Co do zasady deklaracje ZUS DRA i raporty imienne: ZUS RCA i ZUS RSA składasz co miesiąc. Dotyczy to cię, jeżeli:

  • opłacasz składki na własne ubezpieczenia lub osoby z tobą współpracujące,
  • korzystasz z ulg w opłaceniu składek,
  • zawieszasz lub wznawiasz działalność gospodarczą.

Od 2022 roku z obowiązku składania ZUS DRA, ZUS RCA i ZUS RSA co miesiąc są zwolnieni wyłącznie:

  • duchowni,
  • osoby składające dokumenty za nianie,
  • osoby, które podlegają dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Dokumenty zgłoszeniowe: ZUS ZZA, ZUS ZUA

Dokumenty zgłoszeniowe, w tym ZUZ ZZA, ZUS ZUA, przechowujesz przez 5 lat.

Jeśli przekazujesz do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w formie elektronicznej, to zgłoszenie w formie papierowej, z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej, przechowujesz przez 5 lat.

Dokumenty rozliczeniowe: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA

Musisz przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA i imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA i ZUS RSA oraz dokumentów korygujących przez:

  • 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS,
  • 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS – taki termin obowiązywał w przypadku dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS do 31 grudnia 2011 roku.

Kopie dokumentów mogą być przechowywanie w formie pisemnej lub elektronicznej w zależności od sposobu przekazania ich do ZUS.

Jak przesyłać dokumenty do ZUS?

To w jaki sposób możesz złożyć deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA i raporty imienne: ZUS RCA i ZUS RSA: papierowo czy elektronicznie, zależy to od tego, za ile osób rozliczasz składki.

  • Jeżeli rozliczasz składki za 5 lub mniej osób, możesz przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej lub elektronicznie. Dokumenty w formie papierowej składasz bezpośrednio w placówce ZUS, przez pełnomocnika lub przesyłasz pocztą.
  • Jeśli rozliczasz składki za więcej niż 5 osób, masz obowiązek przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe elektronicznie. W wyjątkowych sytuacjach – za zgodą dyrektora oddziału ZUS obsługującego twoją firmę) – można je wysyłać w formie papierowej albo na informatycznych nośnikach danych (na przykład płyta CD) z aktualnej wersji programu Płatnik lub innego oprogramowania interfejsowego.

Jeśli wysyłasz dokumenty drogą elektroniczną masz dwie możliwości. Możesz skorzystać:

W przypadku „Płatnika” do podpisywania dokumentów musisz używać podpisu kwalifikowanego. Do obsługi aplikacji e-Płatnik będziesz potrzebować Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Jak poprawić błąd w deklaracji?

Jeśli popełnisz błąd w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA lub imiennej: ZUS RCA lub ZUS RSA, należy przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe korygujące:

  • w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania od zawiadomienia z ZUS,
  • nie później niż w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia przez nas nieprawidłowości w drodze decyzji,
  • nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia przez ZUS nieprawidłowości w trakcie kontroli.

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z:

  • imiennych raportów miesięcznych korygujących – dotyczących tylko tych ubezpieczonych, za których trzeba złożyć korekty,
  • deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera rozliczenie za wszystkich ubezpieczonych, za których był obowiązek rozliczenia składek i świadczeń za dany miesiąc.

Imienny raport korygujący powinien być oznaczony w polu 01 „Identyfikator raportu” tym samym numerem, co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Jeśli chcesz skorygować deklarację rozliczeniową ZUS DRA za dany miesiąc, dostarcz do ZUS nową, poprawnie wypełnioną deklarację rozliczeniową ZUS DRA w formie korekty.

Jeżeli składasz również imienne raporty miesięczne, a korekta dotyczy wyłącznie danych zawartych na deklaracji ZUS DRA, to w takiej sytuacji nie musisz ponownie składać imiennych raportów miesięcznych – wystarczające będzie skorygowanie druku ZUS DRA.

Jeśli dokonujesz korekty raportów imiennych, złóż je tylko za tych pracowników, których dotyczy korekta. Natomiast deklaracja musi uwzględniać rozliczenie wszystkich pracowników za dany miesiąc.

Dodatkowe obowiązki przy rozliczaniu ZUS pracowników

Informacje z raportów imiennych

Jeśli zatrudniasz pracowników, jako płatnik składek musisz przekazywać swoim pracownikom:

  • raport roczny o naliczonych składkach za danych rok – do 28 lutego następnego roku;
  • miesięczną informację z raportów imiennych o naliczonych składkach – na żądanie pracownika.

Te informacje możesz przekazywać na specjalnych formularzach albo w innej formie, zgodnej z przepisami.

Zobacz formularz Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej.

Informacja o ubezpieczeniach wypadkowych ZUS IWA

Płatnicy składek, którzy opłacają składki na ubezpieczenie wypadkowe, przekazują do ZUS w terminie do 31 stycznia formularz ZUS IWA, czyli informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe za poprzedni rok kalendarzowy. Dotyczy to płatników, którzy:

  • przez wszystkie miesiące w poprzednim roku opłacali składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę – czyli byli płatnikiem składek na to ubezpieczenie przez cały poprzedni rok i co najmniej jeden dzień w styczniu tego roku;
  • w poprzednim roku zgłosili do ubezpieczenia wypadkowego średnio w miesiącu co najmniej 10 osób (w tym siebie);
  • 31 grudnia poprzedniego roku byli wpisani do rejestru REGON.

Nie musisz składać informacji ZUS IWA, jeżeli chociaż w jednym miesiącu poprzedniego roku ani jedna osoba, za którą opłacasz składki, nie podlegała temu ubezpieczeniu.

Zgłoszenia ZUS IWA powinny być przechowywane przez 10 lat od daty przekazania do ZUS (w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego).

Zgłoszenie pracownika, który wykonywał pracę w szczególnych warunkach

Jeśli zatrudniasz pracowników, którzy wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zgłaszasz ten fakt na formularzu ZUS ZSWA.

Przekaż go w takiej samej formie, w jakiej przekazujesz do ZUS inne dokumenty ubezpieczeniowe, do 31 marca danego roku kalendarzowego za rok poprzedni.

Zgłoszenia ZUS ZSWA oraz ewentualne korekty musisz przechowywać przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Podstawa prawna:

Źródło: biznes.gov.pl

Porady prawne

Potrzebujesz porady prawnej?

Zapytaj prawnika:

Dodaj załącznikDodaj załącznik

Oświadczenia i zgody RODO:


Porady prawne