Wyznaczony termin apelacji. Jak wnieść o porozumieniu stron? - forum prawne

Witam. Otrzymałem wyrok eksmisji bez prawa do lokalu socjalnego w sądzie rejonowym. Złożyłem apelację do sądu apelacyjnego w mieście wojewódzkim i jest wyznaczony termin rozprawy na koniec października 2011.

Teraz doszło do porozumienia stron poza sądem, obie strony chcą się wycofać z sądu tak, aby wyrok I instancji eksmisji był nie ważny (aby zostały zapłacone najniższe koszty sądowe) oraz aby nie doszło do rozprawy apelacyjnej II instancji.

W związku z wyjazdem zagranicznym nie mam możliwości stawienia się na termin rozprawy apelacyjnej. Jakie pisma powinny przygotować obie strony dla siebie (wspólne porozumienie na takich a takich warunkach) i do sądu aby oddalić sprawę? Jakie oświadczenie ja powinienem wysłać do sądu aby nie musieć pojawiać się na rozprawie (nie posiadam pełnomocnika i nie chcę wnioskować ze względu na dodatkowe koszty)?