Jak zaksięgować depozyt w pkpir?

Odpowiedź prawnika: Jak zaksięgować depozyt w pkpir?

Z przedstawionego stanu faktycznego, wynika, że zgodnie z postanowieniami umowy jest Pan zobowiązany do wpłaty depozytu, w związku z najmem lokalu biurowego. Depozyt jest zwracany po zakończeniu okresu najmu.

Depozyt, składany jest jako zabezpieczenie prawidłowości realizacji umowy, jest świadczeniem o charakterze zwrotnym, stąd należy w sposób szczególny rozważyć zasady jego ewentualnego księgowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wprawdzie przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych definiują, jakie wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, a także określają krąg kosztów negatywnych, niemniej w odniesieniu do przedstawionej sprawy trudno jest znaleźć właściwe odniesienie w przepisach podatkowych.

Jednakże sytuacje o podobnym stanie faktycznym niejednokrotnie były przedmiotem interpretacji organów podatkowych. W podobnej sprawie wypowiedział się np. Urząd Skarbowy w Słupsku w postanowieniu z dnia 5 lipca 2005 r. o sygnaturze: PI/2/415-21/05. Zdaniem urzędu: „(…) Ponieważ jednak zabezpieczenie jest gwarancją pieniężną prawidłowego wykonania umowy, to ze swej istoty stanowi świadczenie zwrotne.

Zatem nie może zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów, bowiem kosztem nie mogą być wydatki podlegające zwrotowi w jakiejkolwiek formie.(…)”

Z powyższego wynika, że nie ma Pan prawa zakwalifikować wydatku w postaci złożonego depozytu, w dniu jego złożenia. Charakter wydatku, a także jego cecha jaką jest: zwrotność, uniemożliwiają zakwalifikowanie wpłaconego depozytu do kosztów uzyskania przychodów. Innymi słowy, w chwili złożenia depozytu, poniesionego wydatku nie może Pan zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Niemniej, w sytuacji, gdyby wniesiony depozyt, w związku z nie wywiązaniem się z umowy najmu, pozostał u najemcy i nie otrzymałby Pan jego zwrotu, wówczas dopuszczalne byłoby zakwalifikowanie depozytu do kosztów uzyskania przychodu. Podobna sprawa była przedmiotem orzeczenia w sprawie interpretacji prawa podatkowego wydanego 26 sierpnia 2005 r. przez Drugi Urząd Skarbowy Łódź-Bałuty o sygnaturze II/415-22/137/37303/05/KPS. Z przedstawionego stanu faktycznego będącego przedmiotem sprawy wynika, że Spółka zawarła umowę najmu lokalu przeznaczonego na sklep na okres 10 lat, dokonując jednocześnie wpłaty kaucji na rzecz wynajmującego, jako zabezpieczenie wykonania umowy.

Umowa najmu została rozwiązana przed terminem na podstawie "umowy rozwiązującej stosunek prawny". Strony postanowiły o wysokości odszkodowania za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu.

Urząd orzekł, że „ (…) Zapis art. 22 ust. 1 ustawy podatkowej  "w celu osiągnięcia przychodów" oznacza, iż Podatnik do kosztów może zaliczyć dane wydatki, jeżeli między tymi wydatkami a osiągnięciem przychodów istnieje taki związek, że poniesienie tych wydatków dawało możliwość osiągnięcia przychodów, a więc że są to wydatki ekonomicznie uzasadnione z punktu widzenia prowadzonej przez podmiot działalności gospodarczej (dzięki tym wydatkom podatnik osiągnął lub mógł osiągnąć przychód). Poza wydatkami bezpośrednio służącymi osiąganiu przychodów do kosztów uzyskania przychodów można również zaliczyć koszty funkcjonowania podmiotu, bowiem bez ich poniesienia osiąganie przychodów nie byłoby możliwe. Jednakże działalność podmiotu gospodarczego może czasami prowadzić do naruszania praw innych podmiotów i z tego tytułu podmiot może być zmuszony do ponoszenia kosztów sankcyjnych będących następstwem takiego naruszenia np. odszkodowania. Jeżeli taki wydatek jest następstwem prowadzenia działalności gospodarczej, wynikającym z wcześniej zawartej umowy, to jego poniesienie stanowi jeden z rodzajów wydatków poniesionych w celu osiągnięcia przychodów, nawet jeżeli z tym konkretnym wydatkiem nie wiąże się skutek w postaci konkretnego przychodu. Reasumując, odszkodowanie z tytułu wcześniejszego rozwiązania umowy najmu lokalu użytkowego, wypłacone wynajmującemu w okolicznościach opisanych powyżej, stanowi racjonalny i uzasadniony wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, a zatem stanowi koszt uzyskania przychodów.(…)”

Reasumując, należy stwierdzić, że wpłaconego depozytu przewidzianego umową najmu, nie księguje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wydatek ten, nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu, ponieważ zostanie Panu zwrócony. Niemniej, gdyby w wyniku rozwiązania umowy w terminie wcześniejszym, depozyt został zachowany przez drugą stronę umowy, wówczas Pan miałby prawo do zaksięgowania wydatku do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dopiero, bowiem z chwilą zachowania depozytu przez najmującego, wydatek dokonany po Pańskiej stronie staje się ostateczny i faktycznie poniesiony.

Polecamy też:

• Wypłata odszkodowania a koszty uzyskania przychodu

• Kaucja przy zawieraniu umowy najmu lokalu