Komputerowa książka przychodów i rozchodów

Pytanie:

Rozpocząłem działalność indywidualną, posiadam oprogramowanie do prowadzenia firmy w zakresie, który zaspokaja moje potrzeby - m. in. z funkcją KPR - Książka Przychodów i Rozchodów. Chciałbym się dowiedzieć czy w takim wypadku konieczne jest prowadzenie księgi w formie papierowej? Mniej więcej jak to ma wyglądać? Doradzano mi wklejanie wydruków komputerowych do księgi w postaci papierowej. Wydaje mi się nieco komiczne łączenie kleju i papieru w epoce internetu i komputerów, czy nie wystarczy np. gromadzenie miesięcznych zestawień w segregatorze? Jak się to ma do wymagań stawianych przez Urząd Skarbowy?

Masz inne pytanie do prawnika?

ODPOWIEDŹ PRAWNIKA

W pierwszej kolejności należy odwołać się do przepisów ustawy o rachunkowości. Zgodnie z jej artykułem 13 księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

  1. dziennik,

  2. księgę główną,

  3. księgi pomocnicze,

  4. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

  5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). 

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej powyżej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Jak zatem wynika z powyższego księgi rachunkowe mogą mieć postać ksiąg wiązanych, ruchomych dzienników, rejestrów, luźnych kart kontowych, albo tabulogramów (wydruków komputerowych). Można je prowadzić z zastosowaniem różnych technik przetwarzania: ręcznej (np. przebitkowej, rejestrowej, tabelarycznej, czyli tzw. amerykanki) lub komputerowo. O zastosowaniu określonej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych decyduje kierownik jednostki.

W wypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, za równoważne z nimi uważa się zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. W takiej sytuacji jednostka musi jednak mieć oprogramowanie, które umożliwia uzyskanie czytelnych informacji (wydruk lub przeniesienie na inny komputer - nośnik danych) w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach.

Do zasadniczych wymagań względem ksiąg rachunkowych należą:

  1. trwałe oznaczenie nazwą (pełną lub skrótową) jednostki gospodarczej, dla której są prowadzone. Oznacza to, że każda księga wiązana czy luźna karta kontowa, także mająca postać wydruku komputerowego lub zestawienia generowanego na ekranie monitora komputera, powinna być opatrzona nazwą jednostki,

  2. trwałe oznaczenie nazwą danego rodzaju księgi, a także programu przetwarzania,

  3. podanie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego, którego dotyczą, i daty sporządzenia,

  4. staranne przechowywanie w ustalonej kolejności,

  5. możliwość odtworzenia ksiąg w formie wydruków, jeżeli przechowywanie ksiąg rachunkowych ma następować na innym nośniku.

Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą komputera, to ponadto powinny spełniać następujące wymagania:

  1. każdy zapis księgowy ujęty w dzienniku musi mieć automatycznie nadany numer,

  2. zawierać dane umożliwiające identyfikację osoby odpowiedzialnej za treść zapisów,

  3. stosować procedury i środki chroniące dostęp do danych przed modyfikacją, zniszczeniem zapisu, przy czym:
    a) błędne zapisy mogą być korygowane wyłącznie przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu korygującego, zawierającego zapisy dodatnie lub ujemne,
    b) zapewniona jest możliwość kontroli ciągłości zapisów, ich kompletności oraz prawidłowości przeniesienia obrotów czy sald,

  4. wydruki (tabulogramy wynikowe) komputerowe muszą:
    a) zawierać dane identyfikacyjne jednostki, określonego urządzenia ewidencyjnego czy programu przetwarzania,
    b) mieć automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane w sposób ciągły na kolejnych stronach,
    c) być dokonywane nie później niż na koniec roku obrotowego lub też być przenoszone na inny komputerowy nośnik danych, gwarantujący trwałość zawartych informacji przez okres obowiązujący do przechowywania ksiąg rachunkowych (co najmniej 5 lat). 

Zgodnie z rozporządzeniem ustalającym zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych, konieczne jest:

  1. określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg,

  2. stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,

  3. przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Są to warunki niezbędne do tego, by uznać księgi za prawidłowe.

Osoba prowadząca księgi przychodów i rozchodów przy użyciu programu komputerowego jest zobowiązana, na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi przychodów i rozchodów.
 
Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi według wymaganego wzoru, jest obowiązany założyć księgę przychodów i rozchodów, a po zakończeniu miesiąca - sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (0)

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE: